Информация о Заказчике

Группа компаний ТД «НЕОН-ЭК» — один из лидеров российского рынка в области поставок электронных компонентов для промышленных предприятий. ГК предлагает широкий ассортимент продукции, включая светодиоды, интегральные микросхемы, оптоэлектронику и другие компоненты.

Особенность бизнеса — развитая филиальная сеть с офисами и складами в крупнейших городах России: Санкт-Петербурге (головной офис), Воронеже и Москве.

Необходимость в современной и гибкой системе учета

Толчком к автоматизации для группы компаний ТД «НЕОН-ЭК» стали недостатки устаревшего стороннего программного обеспечения для управленческого и оперативного учета. Существовавшая система не могла удовлетворить растущие потребности бизнеса: ей не хватало широкого функционала, гибкости для адаптации под специфические процессы компании, а также интеграции с другими контурами (сайт, бухгалтерия). Это приводило к высокой нагрузке на сотрудников, ручному вводу данных, сложностям в контроле товарных остатков на нескольких складах и замедлению обработки заказов клиентов и поставщиков. Бизнес-процессы до автоматизации были разрозненными и требовали значительных ручных усилий. Ведение заказов, планирование закупок, учет внутренних перемещений, формирование отчетов и контроль взаиморасчетов — все осуществлялось с помощью ограниченного инструментария. Это создавало риски ошибок и снижало операционную эффективность.

После ознакомления с требованиями заказчика и его бизнес-процессами наша компании определила следующие задачи:

• ведение заказов клиентов; 
• обработка заказов поставщикам; 
• перемещения товаров внутри организации; 
• оформление покупок; продажу товара; 
• рассылку информационных сообщений контрагентам и пользователям системы; 
• контроль остатков товара на складах и взаиморасчеты с клиентами; 
• формирование отчетов по остаткам товаров, состоянию взаиморасчетов.

Было принято решение реализовать проект на базе программного продукта «1С:Комплексная автоматизация» (1С:КА), так как ПО обновляемое и его функционал максимально отвечает требованиям заказчика. Также программный продукт позволяет настроить интеграцию с используемой для ведения регламентированного учета «1С:Бухгалтерией предприятия КОРП» и продающим сайтом.

Архитектура решения

Автоматизированные бизнес-процессы

1. Коммуникации с клиентами и продажи: от запроса до отгрузки 
• Как было: менеджеры вели учет заказов в старой системе. Условия работы с каждым клиентом (предоплата, постоплата, безвозмездная передача) определялись вручную на основе договоров и допсоглашений. Подтверждение заказа и его закрытие требовали ручной проверки предоставленных клиентом оригиналов документов. 
• Как стало: внедрили сквозную CRM-систему в 1С:КА. Она выполняет: учет соглашений — в карточке каждого клиента сразу видно все условия работы, система автоматически применяет нужный тип оплаты при создании заказа; контроль закрытия заказов — система не позволит закрыть заказ, пока не будут отмечены все необходимые оригиналы документов — это исключило влияние человеческого фактора и потерю документов; автоматическое формирование документов — по готовности заказа система формирует счет на оплату, ТОРГ-12 и этикетки для товара. 
2. Складской учет и логистика: полный контроль над тысячами позиций 
• Как было: учет на трех складах в разных городах был затруднен. Не было полной информации по остаткам, что мешало оперативно резервировать товар и планировать межскладские перемещения. 
• Как стало: внедрили ордерный складской учет с детализацией до ячеек. Реализовали: единый отчет по остаткам — менеджеры в реальном времени видят, сколько товара доступно в Санкт-Петербурге, Воронеже или Москве, и могут его зарезервировать; управление перемещениями — процесс перемещения товара между филиалами оформляется в системе, что позволяет отслеживать его на всех этапах. 
3. Специфический процесс: передача компонентов в переработку 
• Как было: часть компонентов передавалась сторонним организациям для изготовления более сложных элементов. Учет этой операции был неформализованным, что создавало сложности в отслеживании и дальнейшем оприходовании готовых изделий. 
• Как стало: в системе создали отдельный процесс «Заказ в переработку». Обеспечили: прозрачность — каждая передача фиксируется, и можно отследить, какие материалы кому и когда были переданы; точный учет в 1С:БП — при выгрузке в «1С:Бухгалтерию» документы автоматически преобразуются в корректный для учета формат. 
4. Формирование цен и публикация на сайте 
• Как было: цены и наличие товаров на сайте обновлялись вручную, что было трудоемко и часто приводило к расхождениям с актуальными данными. 
• Как стало: настроили автоматическую выгрузку данных из 1С:КА на сайт. Теперь в системе: актуальный прайс — система автоматически формирует прайс-листы с учетом минимального объема партии для каждого вида цены и выгружает их на сайт; понятные карточки товаров — на сайт передаются не только название и цена, но и все технические характеристики (дополнительные реквизиты), что помогает клиентам делать осознанный выбор.
5. Мотивация сотрудников, завязанная на финансовый результат 
• Как было: расчет премий для разных групп сотрудников (менеджеров, инженеров, продуктологов) был сложным, основывался на валовой прибыли и требовал ручного сбора данных из разных источников. 
• Как стало: на базе стандартного отчета «Валовая прибыль предприятия» разработали отчет по расчету премий. Теперь процесс премирования: объективный и прозрачный — данные для расчета берутся напрямую из системы учета; автоматизированный — отчет автоматически группирует данные по сотрудникам и рассчитывает сумму премии по установленным для каждой группы правилам.

Интеграционные связи

• Разработали механизм выгрузки карточки номенклатурных позиций с дополнительными атрибутами из 1С:КА на сайт.
• Внедрили механизм выгрузки формируемых в системе прайс-листов из 1С:КА на сайт. 
• Настроили типовую синхронизацию НСИ между 1С:КА и «1С:Бухгалтерией предприятия КОРП».
• Реализовали типовую выгрузку первичных документов из 1С:КА в «1С:Бухгалтерию предприятия КОРП».

Результаты автоматизации

Внедрение «1С:Комплексной автоматизации» не просто заменило старую программу, а создало единую цифровую среду для управления сложными и разнообразными бизнес-процессами ТД «НЕОН-ЭК». Автоматизация затронула ключевые операции — от продаж и работы склада — до мотивации персонала. Это дало компании конкретные измеримые преимущества в скорости, точности и управляемости. 

• Ускорение обработки заказов в 10 раз. Время от получения заявки клиента до формирования отгрузочных документов сократилось с нескольких часов до 15−20 минут за счет автоматизации резервирования, проверки условий и формирования документов. 

• Ликвидированы ручные операции по переносу данных между системами. Высвобождено более 200 человеко-часов в месяц. 

• Достигнута 100-процентная актуальность данных на сайте и в управленческой отчетности. Расхождения между системами исключены. 

• Внедрен оперативный контроль остатков на трех складах. Это позволило сократить время на ответ клиенту о наличии товара с 1−2 часов до 1 минуты и снизить риск «двойных» продаж одного и того же товара. 

• Повышена прозрачность финансовых показателей. Расчет мотивации сотрудников теперь занимает один день вместо пяти и полностью исключает споры из-за несоответствия данных.