Информация о Заказчике

ООО «Ультрамар» является крупнейшим перевозчиком минеральных удобрений в контейнерах. Компания была основана в 2007  с офисами в Риге и Санкт-Петербурге. Она владеет многофункциональным морским перегрузочным терминалом, специализирующимся на хранении и перевалке минеральных удобрений, прочих насыпных и генеральных грузов. Ежегодно производит перевалку и доставку до портов 1 миллиона тонн удобрений.

Цели и задачи

Цель проекта — создать систему оперативного управления деятельностью компании на базе данных финансового учета с применением технологической платформы «1С», для сокращения трудозатрат, а также ускорения в получении отчетности.
Задача проекта: внедрить систему финансового управления, которая включает в себя следующие функциональные блоки:

1. Бухгалтерский и налоговый (далее — регламентированный) учет. 
2. Формирование Управленческой отчетности на основе данных бухгалтерского учета. 
3. Ведение казначейских операций. 
4. Формирование отчетности о фактическом исполнении бюджетов движения денежных средств и бюджетов доходов и расходов.

Ситуация до старта проекта

На момент начала проекта подходы к управленческому учету в компании пересматривались в связи с расширением бизнеса. Управленческая отчетность формировалась в Microsoft Excel, состав данных, необходимых для управленческого анализа, менялся в соответствии с требованиями бизнеса. Управление казначейскими операциями велось без применения информационных систем.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система финансового управления построена на базе решения «1С:Управление холдингом». Автоматизированы следующие функции: 

1. Разделы регламентированного (бухгалтерского и налогового) учета:
• учет основных средств; 
• учет нематериальных активов; 
• учет товарно-материальных ценностей; 
• учет выполненных этапов работ, реализация выполненных работ, оказанных услуг; 
• учет денежных средств; 
• учет финансовых вложений, обеспечений полученных; 
• учет заемного капитала, обеспечений выданных;
• учет собственного капитала; 
• учет расчетов с персоналом, включая интеграцию с системой «1С: Зарплата и управление персоналом»; 
• учет текущих обязательств и расчетов, в т.ч. расчетов с бюджетом; 
• учет и распределение затрат, формирование финансового результата и использование прибыли; 
• формирование отчетности, включая отчетность для банков.
2. Ведение НСИ управленческого учета: 
• мэппинг строк бюджетов со статьями затрат, статьями движения денежных средств бухгалтерского учета; 
• аналитика договоров для контроля над расходование денежных средств, управленческого учета взаиморасчетов; 
• ведение графиков платежей по лизингу для оперативного планирования расходов денежных средств.  
3. Процессы казначейства: 
• ведение pаявок на оплату с автоматическим заполнением на основании данных системы; 
• оперативное планирование поступления денежных средств; 
• балансировка платежного календаря; 
• исполнение платежей; 
• обработка выписок банка с автоматическим заполнением аналитики учета движения денежных средств. 
4. Управленческая отчетность на основе данных бухгалтерского учета: 
• по основным средствам, включая лизинг; 
• по кредитам и займам; 
• по финансовым вложениям; 
• по дебиторской и кредиторской задолженности; 
• по движению запасов; 
• по остаткам денежных средств;
• управленческий баланс. 
5. Учет фактического исполнения бюджетов: 
• отчеты об исполнении бюджетов по выручке, операционным расходам, неоперационным доходам и расходам, БДР; 
• отчеты об исполнении БДДС. 

Особенности и уникальность проекта

Особенностью проекта явилось то, что проект автоматизации совпал со стадией активного развития бизнеса и реорганизацией компании. Это повлекло за собой корректировку планов и уточнение приоритетов.
Соответственным образом менялись подходы к управленческому учету и приоритеты по реализации задач автоматизации. Так, например, для сокращения сроков внедрения, были выделены два функциональных блока (регламентированного и управленческого учета), работа по которым велась параллельно.
Следует отметить и то, что на ход проекта наложили отпечаток ограничения, связанные с пандемией коронавируса. В этих условиях рабочие группы «Ультрамар» и «Диалог ИТ» оперативно организовали инструменты удаленной коммуникации и завершили проект без отклонений от изначально намеченных сроков внедрения.

Результаты проекта

1. Автоматизировано казначейство. Активно используется платежный календарь, что упрощает планирование денежного потока.
2. Управленческую отчетность можно получать оперативно, исключено трудоемкое заполнение таблиц Microsoft Excel по данным бухгалтерского учета. Ускорилось получение управленческой отчетности на 80%
3. Ускорилось получение регламентированной отчетности на 10%.
4. Заложена основа для развития системы финансового планирования и контроля.

На текущий момент продолжается развитие системы в следующих функциональных областях:

1. Внедрение маршрутов согласования договоров, заявок на оплату, реестров платежей.
2. Планирование бюджетов, включая бюджет инвестиционного проекта.
3. Формирование отчетности по МСФО.