Информация о Заказчике

Группа компаний Epiroc – ведущий поставщик решений для повышения производительности в горнодобывающей промышленности и гражданском строительстве. Epiroc разрабатывает и поставляет инновационное и безопасное оборудование, такое как буровые установки, горнопроходческое и строительное оборудование и инструменты для наземных и подземных работ. Компания также предлагает сервис мирового класса и другую послепродажную поддержку, а также решения для автоматизации, цифровизации и электрификации. Epiroc базируется в Стокгольме, Швеция. В штате компании 14 000 увлеченных сотрудников, поддерживающих и сотрудничающих с клиентами в более чем 150 странах.

О проекте

Для автоматизации делопроизводства и документооборота предприятия было принято решение о создании системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот. КОРП». Для работ по внедрению системы был заключен договор с ГК «Диалог Информационные технологии» - фирмой-франчайзи 1С, которая имеет большой опыт внедрения автоматизированных систем на производственных предприятиях в Ленинградской области и других регионов РФ.

Специфика работы компании обуславливает подготовку, прохождение и согласование большого количества документов как финансового характера, так и общего пользования. Также к особенностям документооборота компании относится многоуровневый процесс согласования документации. Исходя из этого были составлены задачи проекта.

Цели и задачи проекта

1. Обеспечить сохранность документов, последовательность их хранения
2. Упорядочить процесс и создать систему согласования первичных документов
3. Исключить двойную работу по внесению данных в документы и двойные записи
4. Сократить объем ручного труда

В ходе внедрения были выполнены следующие этапы работ

Этап 1:

1. Подготовка базы, выполнение настроек и загрузка справочников:

     1.1. Проверены первоначальные настройки системы 1С:Документооборот. КОРП и выполнение перенастройки системы 1С:Документооборот. КОРП под новую функциональность «Заведение договоров».

     1.2. Выполнение настройки по хранению томов файлов во внешнем хранилище.

     1.3. В 1С:Документооборот. КОРП настроены виды внутренних документов.

     1.4. Система 1С:Документооборот. КОРП подготовлена для использования функциональности «Заведение договоров».

2. Внедрение процессов:

     2.1. Внедрение шаблона и процесса «Договор на поставку капитального строительства»

     2.2. Внедрение шаблона и процесса «Договор на поставку запчастей»

     2.3. Внедрение шаблона и процесса «Договор на поставку Расходных материалов»

     2.4. Внедрение шаблона и процесса «Рамочный договор»

     2.5. Внедрение шаблона и процесса «Дополнительное соглашение»

     2.6. Внедрение шаблона и процесса «Договор на обучение»

     2.7. Внедрение шаблона и процесса «Сервисный договор»

     2.8. Внедрение шаблона и процесса «Протокол разногласий»

     2.9. Внедрение шаблона и процесса «Договор закупки»

     2.10. Внедрение шаблона и процесса «Согласование внутреннего сервиса»

     2.11. Внедрение шаблона и процесса «Стартап»

     2.12. Внедрение шаблона и процесса «Списание»

     2.13. Внедрение шаблона и процесса «Безвозмездная передача»

3. Интеграция справочника «Номенклатура» и базы SQL

4. Загрузка договоров из исторический системы документооборота Lotus

Этап 2:

1. Разработка по документу «Доверенность»

     1.1.Разработка шаблона документа и процесса «Доверенность»

     1.2.Разработка шаблона документа «Прокура»

     1.3.Разработка шаблона процесса «Отзыв доверенности»

     1.4.Разработка ограничения паспортных данных

     1.5.Настройка ограничения видимости документов «Доверенности»

     1.6.Разработка шаблона документа «Временная доверенность»

     1.7.Разработка шаблона процесса «Актуализация доверенности» и разработка условий проверки изменений данных физ. лиц и автоматического старта процесса

     1.8.Разработка справочника «Полномочия» для заполнения полномочий в доверенности и заполнения матрицы ролей

     1.9.Первоначальное загрузка данными в справочник «Полномочия»

     1.10. Разработка автоматической записи номера и даты доверенности в справочник пользователи для дальнейшего использования при печати основного договора

     1.11. Разработка автоматической удаления записи номера и даты доверенности в справочник пользователи для дальнейшего блокирования использования при печати

     1.12. Разработка условий по автоматической отмене действия «Временной доверенности» (если выдана на срок или подписании одного определенного договора)

2.  Разработка по документу «Прокура»

     2.1.Разработка шаблона документа «Прокура»

     2.2.Разработка печатной формы печатной формы «Матрица полномочий»

     2.3.Настройка доступности видимости подписантов в шаблонах договоров с учетом данных из матрицы полномочий

     2.4.Первоначальная загрузка матрицы полномочий из Excel

     2.5.Разработка шаблона процесса «Актуализация прокуры» при изменении должности в справочнике «Пользователи»

В рамках проекта были реализованы следующие требования Заказчика на базе ПП 1С:Документооборот. КОРП:     

1. Обеспечена сохранность документов, а также последовательность их хранения
2. Создана и упорядочена система согласования первичных документов
3. Исключена двойная работа по внесению данных в документы, исключены двойные записи
4. Сокращен объем ручного труда

Эффективность внедрения:

• Отмечается ускорение процессов согласования документов, исключение двойной работы, сокращение времени на прохождение документов, которые теперь формируются автоматически, а также сокращение ручного труда. Значительно сокращено (от 1-2 дней до 3-5 сек) время доставки и прохождения документов.
• Достигнуто повышение контроля исполнительской дисциплины.
• Сокращен объём бумажной документации за счет перевода большого количества документов в электронный вид.
• Достигнута прозрачность движения документов в организации. Сотрудники видят документы и поручения, с которыми работают на данный момент, руководители могут оперативно получить информацию о ходе исполнения документа.
• Значительно вырос уровень квалификации участников ДО, занятых в сфере делопроизводства.