Запуск 1С:Документооборот в компании

Документооборот – важный аспект в работе любой компании. Эффективность ведения документооборота определяет продуктивность работы организации. В связи с этим электронный документооборот – это необходимый путь развития для предприятия.

Система 1С:Документооборот – является мощным решением в вопросе автоматизации всех этапов работы с документами. Система имеет большой набор инструментов для отправки, получения, создания, хранения и обработки документов.

Основные плюсы внедрения системы 1С:Документооборот в компании:

• систематизация работы сотрудников организации с документами;
• отсутствие потери информации при переводе или увольнении сотрудников;
• сокращение времени на поиск информации в единой базе документов;
• возможность систематизировать и централизовать хранение документации;
• получение оперативного доступа к документам с учетом разграничения прав пользователей;
• сведение к минимуму использование канцелярской продукции и бумажного документооборота;
• контроль учета рабочего времени сотрудников;
• увеличение скорости и упорядоченности процесса согласования договоров;
• сокращение количества рутинных операций по работе с документами путем автоматизации;
• возможность подписания документов электронной подписью напрямую в программе;
• работа с документами любых типов: документы, текстовые файлы, изображения, документы систем проектирования, архивы, аудио и видеофайлы;
• контроль выполнения задач;
• возможность ведения проектов в системе (отслеживание сроков и задач, составление ресурсного плана);
• ведение плана мероприятий в системе, возможность бронирования помещений и ведения календаря сотрудника.

Указанный выше список показывает лишь часть тех возможностей, которые предоставляет внедрение системы 1С:Документооборот.

Основные преимущества системы 1С:Документооборот:

Система 1С:Документооборот разработана на технологической платформе нового поколения 1С:Предприятие, что обеспечивает:

• гибкость;
• масштабируемость;
• производительность;
• эргономичность прикладных решений. 

Система 1С:Предприятие состоит из передовой технологической платформы (ядра) и разработанных на ее основе прикладных решений (конфигураций);

Платформа 1С:Предприятие предоставляет большое число механизмов для интеграции 1С:Документооборота с другими программами.

Какие аспекты необходимо учесть для внедрения 1С:Документооборот:

1. Определение целей внедрения и анализ текущего документооборота компании.

Предварительно необходимо четко определить, какие цели будет решать система 1С:Документооборот. Примерами таких целей могут быть:

•  Автоматизация работы с внутренними и внешними документами.
• Контроль за исполнением задач.
• Оптимизация процессов согласования и ведения договоров.
• Ведение номенклатуры дел.
• Управление проектами и задачами.

Анализ текущего состояния документооборота компании поможет оценить, какие процессы можно улучшить и оптимизировать с помощью 1C:Документооборот.

Понимание целей помогает определить функционал программы, который нужно настроить в первую очередь, и сэкономить время на дополнительных настройках. 

2. Подготовка IT-инфраструктуры для внедрения системы.

Подготовка включает в себя:

• Проверку технических требований 1С:Документооборот. Необходимо убедиться, что оборудование и серверы соответствуют минимальным требованиям для работы программы.
• Подготовку рабочих станций и серверов для установки системы.
• Настройку доступа к сети и обеспечение безопасности данных.

3. Выбор подходящей версию 1С:Документооборот:

Необходимо выбрать систему, которая наилучшим образом соответствует вашим целям:

• 1С:Документооборот КОРП: для средних, крупных организаций и холдингов с большими объемами документации и сложной структурой.
• 1С:Документооборот Государственного учреждения: для государственных и муниципальных учреждений.
• 1С:Документооборот ПРОФ: для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с ограниченным документооборотом.
• 1C:Document Management: для российских предприятий с филиалами за рубежом, со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также филиалов иностранных компаний в России.
• 1С:Документооборот в облаке: для компаний, которым требуется быстрое внедрение без установки на локальные компьютеры, и с предоставлением доступа через интернет.

Следующими этапами внедрения 1С:Документооборот будут:

• Настройка системы и разработка дополнительного функционала (при необходимости индивидуальных решений);
• Обучение сотрудников;
• Тестирование и запуск системы;
• Техническая поддержка и обслуживание.

При тщательной подготовке к запуску в небольшой компании с простыми процессами внедрение типовой системы 1С:Документооборот может быть проведено за месяц.

Однако важно понимать, что в большинстве случаев внедрение системы электронного документооборота — это долгосрочный процесс. Этот процесс может занять месяцы, а для крупных компаний срок может быть больше года. 

Для снижения сроков и повышения эффективности внедрения необходимо обеспечить грамотную подготовку и правильную реализацию каждого этапа. В таком случае, вы сможете в полной мере воспользоваться преимуществами, которые предоставляет система 1С:Документооборот для вашей компании.

Результат запуска системы 1С:Документооборот в компании:

Внедрение системы принесет следующие положительные результаты для вашей компании. Вы сэкономите время и ресурсы, улучшите контроль над документами и проектами, сделаете процессы более эффективными и прозрачными. Помимо этого, ваши электронные документы будут иметь юридическую значимость при использовании функционала электронных подписей. Все эти преимущества повысят конкурентоспособность компании и обеспечат сотрудникам комфортную среду для работы с документами и задачами.

Заключение:

1С:Документооборот - это инструмент для автоматизации документооборота и ведения делопроизводства, а также для налаживания коммуникации между сотрудниками компании, ведения задач и проектов, анализа важных организационных показателей. 

Запуск системы 1С:Документооборот поможет вашему бизнесу стать продуктивнее. А наши специалисты помогут провести внедрение максимально эффективно и комфортно для сотрудников вашей компании.

АВТОР СТАТЬИ - Русу Яна, аналитик компании Диалог ИТ. 

Статья была полезной?

Еще больше новостей в нашем Telegram-канале t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С   

Для того, чтобы купить, установить, настроить сервисы и программные продукты 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 704-80-93 или напишите it@dialogit.ru