Все продукты и услуги

Ведение штатного расписания и его настройка в 1С:ЗУП

Штатное расписание - это документ, в котором оформляются структура, штатный состав и численность сотрудников организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должностей.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным "инструментом", выполняющим сразу несколько функций. Оно:

  • позволяет четко проследить организационную структуру организации (ее структурные подразделения);
  • закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда сотрудников структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации. Изменения в штатное расписание вносятся руководителем организации.

Штатное расписание составляется по форме № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Штатное расписание по форме № Т-3 оформляется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако она носит рекомендательный характер, и организация вправе разработать собственную форму данного документа, утвердив ее приказом руководителя (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).

Штатное расписание необходимо корректировать, если изменяются:

  • организационная структура организации (вводятся или сокращаются отделы, управления, департаменты и т.д.);
  • количество штатных единиц;
  • наименования должностей, специальностей, профессий;
  • иные данные штатного расписания, касающиеся сотрудников организации (тарифные ставки, должностные оклады, надбавки).

Настройка штатного расписания в программе 1С:ЗУП

Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы с помощью одноименного помощника (рис. 1).

Рис. 1

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, это следует сделать в разделе Настройка - Кадровый учет (рис. 2).

  1. Флажок Используется работа по неполной ставке установите для возможности предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях.
  2. Настройка штатного расписания производится при нажатии на одноименную ссылку в открывшейся форме Настройка штатного расписания:
    • флажок Ведется штатное расписание установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;
    • флажок Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);
    • флажок Ведется история изменений штатного расписания установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. Если флажок не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник Штатное расписание;
    • флажок Используется "вилка" окладов и надбавок установите для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений (минимальный и максимальный размер) при описании позиций штатного расписания;
    • флажок В позиции штатного расписания используются разряды и категории установите, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность (специальность, профессию), но и разряд профессии или категорию должности. Например, не придется заводить должности "Токарь 6 разряда", "Токарь 5 разряда", а только одну - "Токарь" и уточнить разряды при описании позиций;
    • способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов: Месячный размер в рублях, Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;
    • флажок Использовать бронирование позиций установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете Штатная расстановка. Причем количество дней, по истечении которых забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.
  3. Кнопка Применить и закрыть.

Рис. 2

Ввод и изменения штатного расписания

Порядок работы со штатным расписанием зависит от того, установлен или снят флажок Ведется история изменений штатного расписания в форме настройки штатного расписания.

Если история изменений штатного расписания не ведется (флажок Ведется история изменений штатного расписания снят):

  • новые позиции добавляются непосредственно в справочник Штатное расписание;
  • изменения условий труда для позиции штатного расписания отражаются с помощью редактирования в карточке позиции, при этом сведения о ранее действующих условиях не сохраняются;
  • закрытие позиции отмечается непосредственно в ее карточке.

Если в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменений (флажок Ведется история изменений штатного расписания установлен):

  • штатное расписание изменяется специальными документами Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания – с их помощью вводятся новые позиции, редактируются и закрываются существующие;
  • ввод позиций непосредственно в штатное расписание, редактирование условий труда и закрытие позиции непосредственно из ее карточки невозможны;
  • все изменения штатного расписания сохраняются, благодаря чему можно, например, сформировать отчеты по прошлым версиям штатного расписания;
  • можно вернуться к старой версии штатного расписания, просто отменив регистрацию (проведение) документов, которыми в него внесены изменения;
  • можно произвести в организации индексацию заработка на штатном расписании с помощью документа Изменение штатного расписания по кнопке Заполнить показатели.

Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории

Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка - Кадровый учет - ссылка Настройка штатного расписания) снят флажок Ведется история изменений штатного расписания (рис. 3).

Рис. 3

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры - Подразделения) и Должности (раздел Кадры - Должности).

Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры - Штатное расписание).

Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.

Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу) (рис. 4). 

Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флажок Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флажок и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.

Если штатное расписание в программе ведется без сохранения истории, то в карточке подразделения появляется возможность указать, что подразделение уже сформировано, с указанием даты его формирования и включения его в штатное расписание, или что оно уже не используется - с указанием даты расформирования. 

В списке позиций штатного расписания предусмотрен отбор актуальных позиций с возможностью просмотра еще неутвержденных (когда установлен флажок Показывать неутвержденные позиции), а также уже закрытых позиций штатного расписания (когда установлен флажок Показывать закрытые позиции). 

Рис. 4

Создание новой штатной единицы

Если работа в одном и том же подразделении организации на одной и той же должности одного разряда (категории) может выполняться на разных условиях, то в штатном расписании можно описать разные соответствующие позиции. Подразделение, должность и разряд (категория) в них будут одинаковые, а условия труда – разные.

Если же одинаковых должностей в одном подразделении предусмотрено несколько, но условия труда при работе на них не отличаются, то они могут быть описаны одной позицией с указанием количества штатных единиц.

Пример

С 01.03.2020 в ООО "Швейная фабрика" в подразделении Администрация вводятся две новые штатные единицы по должности Водитель автомобиля 4-го разряда.

В справочнике Штатное расписание (раздел Кадры - Штатное расписание) нажмите на кнопку Создать. При этом откроется карточка Позиция штатного расписания, в которой:

  1. Поле Организация заполняется по умолчанию (рис. 5).
  2. В поле Подразделение выберите необходимое подразделение из справочника Подразделения (раздел Кадры - Подразделения), куда необходимо добавить штатную позицию.
  3. В поле Должность выберите из справочника Должности (раздел Кадры - Должности) должность, для которой создается штатная позиция.
  4. Флажок Позиция утверждена устанавливается автоматически. Укажите дату ввода позиции в штатное расписание согласно приказу об утверждении штатного расписания.
  5. Флажок Закрыта и больше не используется устанавливается, когда необходимо закрыть штатную позицию.
  6. В поле График работы укажите график, в соответствии с которым будет осуществляться работа по данной позиции штатного расписания. Значение выберите из справочника Графики работы сотрудников (раздел Настройка - Графики работы сотрудников). 
  7. В поле Колич. ед. укажите требуемое количество штатных единиц. Можно указать нецелое количество штатных единиц (например - 0,5), если в настройках кадрового учета установлен флажок Используется работа по неполной ставке. В нашем примере укажите количество штатных единиц - 2.
  8. Поле Наименование автоматически формируется на основании сведений о позиции (по схеме "Должность, разряд (категория) / Подразделение/"). Дополняется разрядом (категорией) только в том случае, если в настройках штатного расписания указано их использование. При необходимости наименование можно изменить. Используется для удобства выбора позиции при работе с программой.
  9. На закладке Оплата труда:
    • если в настройках штатного расписания (раздел Настройка - Кадровый учет - ссылка Настройка штатного расписания) выбрано использование в нем разрядов и категорий (установлен флажок В позиции штатного расписания используются разряды и категории), то в карточке позиции дополнительно к должности появляется возможность указать Разряд (категорию). А если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) выбрано использование тарифных групп (установлен флажок Используются тарифные группы), то для позиции можно указать Тарифную группу, в рамках которой устанавливается размер тарифа для Разряда (категории), который соответствует этому разряду. Это позволяет более детально описывать позиции штатного расписания, не дублируя должности.
    • по кнопке Добавить укажите вид и размеры начислений, предусмотренных в организации для сотрудников, занимающих данную позицию штатного расписания. Если в настройках штатного расписания (раздел Настройка - Кадровый учет - ссылка Настройка штатного расписания) установлен флажок Используется "вилка" окладов и надбавок, то для каждого вида начисления можно задать минимальные и максимальные размеры показателей, в противном случае задается конкретный размер показателей для данного вида начисления;
    • если в карточке организации или подразделения указано, что применяется районный коэффициент или северная надбавка, а в карточке должности установлена выплата надбавки за вредность, то их вклад в ФОТ редактируется в отдельных полях, а не в таблице с начислениями.
  10. На закладке Специальности для данной позиции указываются специальности, которыми должен владеть замещающий ее сотрудник.
  11. Кнопка Записать и закрыть.

Рис. 5

Изменения количества ставок и размера тарифной ставки

Пример

С 01.03.2020 в ООО "Швейная фабрика " в подразделении Администрация увеличивается количество ставок с трех до четырех по должности Ведущий специалист и увеличивается размер оклада с 50 000 руб. до 55 000 руб.

Если для действующей позиции штатного расписания необходимо изменить начисления (или размеры показателей начислений) и (или) количество ставок (как в нашем примере), то войдите в действующую карточку данной позиции (раздел Кадры - Штатное расписание) и в поле Колич. ед. измените количество ставок, а на закладке Оплата труда в табличной части измените начисления (или размеры показателей начислений) (рис. 6). Если для действующей позиции штатного расписания изменить состав начислений или размеры показателей начислений, то это изменение не отразится автоматически на начислениях сотрудников, занимающих данную позицию. Чтобы изменение плановых начислений отразилось на уже работающих сотрудниках, следует ввести документ Изменение плановых начислений по ссылке Перейдите по этой ссылке, чтобы привести начисления сотрудников в соответствие с начислениями этой позиции штатного расписания. В этом случае документ автоматически заполняется сотрудниками, занимающими выбранную позицию. Также автоматически заполняются значения показателей измененных начислений (согласно позиции). Дата изменения устанавливается в соответствии с текущей датой. При необходимости можно откорректировать состав сотрудников и размер показателей.

Рис. 6

Вывод штатной единицы
Пример

С 01.04.2020 в ООО "Швейная фабрика" в подразделении Администрация исключается должность Водитель автомобиля 4-го разряда.

Если необходимо вывести штатную единицу из штатного расписания, войдите в действующую карточку данной позиции (раздел Кадры - Штатное расписание), установите флажок в поле Закрыта и больше не используется и укажите дату закрытия штатной позиции (рис. 7).

Рис. 7

Ввод и изменения штатного расписания с сохранением истории

История изменений штатного расписания ведется в программе, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка - Кадровый учет - ссылка Настройка штатного расписания) установлен флажок Ведется история изменений штатного расписания (рис. 8).

Рис. 8

При ведении штатного расписания с сохранением истории создание штатной позиции, изменение количества ставок, исключение штатной позиции и изменение других параметров регистрируются с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. В справочнике Штатное расписание появляются новые ссылки: Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписаниеУтвердить новое штатное расписание, Изменить текущее штатное расписание, Документы изменившие штатное расписание.

Рассмотрим следующие возможные действия со штатным расписанием:
1. Утверждение штатного расписания

Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ Утверждение штатного расписания (раздел Кадры - Изменения штатного расписания - кнопка Создать - Утверждение штатного расписания). Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники  Подразделения (раздел Кадры - Подразделения) и Должности (раздел Кадры - Должности).

При первом вводе документа Утверждение штатного расписания из справочника Штатное расписание по ссылке Утвердить штатное расписание (рис. 9), когда штатное расписание в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную:

  1. Поле Организация заполняется по умолчанию.
  2. В поле Дата может быть указана любая дата - дата создания реального решения об изменении штатного расписания, дата ввода документа в программу и т.п. Указанная дата не влияет на учет штатного расписания в программе, а используется только лишь при печати унифицированной формы Т-3 из документа.
  3. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. В поле Подразделение выберите подразделение из справочника Подразделения (раздел Кадры - Подразделения), если необходимо утвердить штатное расписание по конкретному подразделению. Тогда при первоначальном вводе позиций в табличную часть документа в позиции уже будет установлено выбранное подразделение, а при отражении существенных изменений штатного расписания - табличная часть заполнится всеми его позициями, включая позиции нижестоящих подразделений (если же на нижестоящие подразделения уже были введены отдельные документы, то их позиции в документ не заполнятся).
  4. В поле Месяц укажите месяц, начиная с которого будут действовать введенные документом позиции штатного расписания.
  5. Табличная часть заполняется позициями, которые планируется создать и утвердить этим документом. Сотрудники в программе могут быть оформлены до начала ведения штатного расписания в ней, либо в разрез с утвержденным в программе штатным расписанием. В таких случаях позиции в документе можно заполнить автоматически по уже введенным в программу кадровым данным с помощью команды Дополнить по текущей кадровой расстановке в меню Еще над табличной частью. Если позиции введены в документ в произвольном порядке, то для удобства визуального восприятия документа таблицу позиций можно упорядочить в соответствии с порядком, настроенным в списках подразделений и должностей, с помощью кнопки Упорядочить. 
  6. В разделе Подписи укажите сведения об ответственных лицах организации для формирования печатных форм из документа.
  7. Кнопка Провести. При проведении заполненного документа Утверждение штатного расписания в штатном расписании создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе (первое число месяца). Для закрытых позиций указывается дата их закрытия. Для подразделений и должностей устанавливаются признаки их введения в штатное расписание или выведения из него и соответствующие даты. Если отменить проведение документа, то созданные им позиции не удаляются из штатного расписания – они отмечаются как неутвержденные.
  8. После проведения документа непосредственно из него по кнопке Печать можно сформировать печатные формы приказа об утверждении штатного расписания и унифицированной формы Т-3.

Рис. 9

Рис. 10

Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименование позиции, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для утверждения первоначального штатного расписания необходимо использовать ссылку Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание. При этом открывается документ Утверждение штатного расписания с первоначальными данными, зарегистрированными при приеме на работу. Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (с помощью одноименной кнопки). Также в документе можно описать новую позицию штатного расписания. Чтобы утвердить первоначальное штатное расписание, необходимо указать месяц, начиная с которого будет действовать штатное расписание на основании приказа об утверждении штатного расписания.

Пример

С 01.04.2020 в ООО "Швейная фабрика" вводятся изменения в штатное расписание. В подразделении Испытательный цех вводится новая штатная единица по должности Наладчик. В подразделении Администрация исключается должность Водитель автомобиля 4 разряда. Также в подразделении Администрация по должности Главный бухгалтер увеличивается оклад с 65 000 руб. до 75 000 руб.

  1. В справочнике Штатное расписание (раздел Кадры - Штатное расписание) нажмите на ссылку Утвердить новое штатное расписание. При этом откроется документ Утверждение штатного расписания, автоматически заполненный всеми действующими позициями штатного расписания.
  2. В поле Месяц укажите месяц, начиная с которого будет действовать новое штатное расписание.
  3. В табличной части документа:
    • для ввода новой штатной единицы нажмите на кнопку Добавить позицию и введите новую позицию штатного расписания с указанием подразделения, должности, разряда (категории), количества ставок, состава начислений, графика работы и др. (рис. 11);

    Рис. 11

    • для исключения из штатного расписания штатной единицы выделите курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией и нажмите правую кнопку мыши и выберите Закрыть позицию или нажмите на кнопку Еще - Закрыть выбранные позиции (рис. 12);

    Рис. 12

    • для изменения начисления (размера показателей начислений) и (или) количества ставок в новом штатном расписании для действующей позиции выделите курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией, затем двойным щелчком мыши откройте карточку позиции и внесите в нее изменения (рис. 13).
    Чтобы изменение плановых начислений, зарегистрированное документом Утверждение штатного расписания, отразилось на уже работающих сотрудниках, на основании данного документа введите документ Изменение плановых начислений, нажав на кнопку Изменить под табличной частью. В этом случае документ заполняется полностью автоматически:
    • заполняется основание (документ, из которого произведен ввод), а также определяется дата изменения в соответствии с месяцем, указанном в документе-основании;
    • заполняются сотрудники, занимающие измененную позицию, а также значения показателей (согласно документу-основанию) измененных начислений.
    При необходимости состав сотрудников и размер показателей может быть скорректирован.

    Рис. 13


Изменение штатного расписания

Для внесения "локальных" изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры организации, предназначен документ Изменение штатного расписания (раздел Кадры - Изменения штатного расписания - кнопка Создать - Изменение штатного расписания). Его удобно использовать для организаций со сложной структурой (большим количеством подразделений и позиций) при необходимости внести небольшие изменения, например, в состав позиций одного подразделения или условия существующих позиций. В табличной части документа выводятся колонки для всех показателей, которые в настройках расчета зарплаты отмечены как определяющие состав совокупной тарифной ставки (при необходимости изменить видимость колонок можно через табличное меню Еще - Отображаемые показатели). В отличие от документа Утверждение штатного расписания этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала. В остальном работа с документом Изменение штатного расписания не отличается от работы с документом Утверждение штатного расписания.

Пример

С 01.07.2020 в ООО "Швейная фабрика" в подразделении Администрация вводится новая штатная единица по должности Референт, и увеличивается количество ставок по должности Ведущий специалист - с трех до четырех.

  1. В справочнике Штатное расписание (раздел Кадры - Штатное расписание) нажмите на ссылку Изменить текущее штатное расписание. При этом откроется документ Изменение штатного расписания (рис. 14).
  2. Вносимые документом изменения в штатное расписание будут действовать с даты, указанной в поле Дата изменений.
  3. В табличной части:
    • по кнопке Добавить позицию введите новую позицию штатного расписания и заполните карточку Позиция штатного расписания (укажите подразделение, должность, разряд (категорию), количество ставок, состав и размер начислений, график работы и т.д.);
    • для изменения существующей позиции (количества ставок) ее можно подобрать из штатного расписания по кнопке Изменить позицию (в нашем примере - Ведущий специалист). Затем необходимо зайти в карточку позиции и изменить необходимые показатели.

Рис. 14

По кнопке Приказ о внесении изменений из документа можно сформировать печатную форму приказа о внесении изменений в штатное расписание.

В справочнике Штатное расписание по ссылке Документы изменившие штатное расписание можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации. Историю изменения конкретной позиции штатного расписания можно посмотреть в ее карточке. Также из карточки позиции можно перейти к утвердившему (изменившему) ее документу (рис. 15).

Рис. 15

Для того, чтобы купить, установить, настроить программу 1С:ЗУП 8, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 704-80-93 или напишите it@dialogit.ru