Ошибки при работе с остатками на складе быстро отражаются на продажах: один и тот же товар может быть обещан нескольким клиентам, а при отгрузке обнаруживается пересортица или нехватка. В 1С такие риски можно снизить за счет контроля свободных остатков, корректного оформления заказов и использования резервирования.

В статье рассмотрим основные инструменты, которые помогают сделать торговый учет точнее и прозрачнее. В разных конфигурациях 1С, например 1С:УНФ, 1С:УТ, 1С:КА и 1С:ERP, для этого можно использовать:

• контроль свободных остатков на складе;
• создание документов «На основании»;
• подбор товаров из доступного остатка при оформлении заказов и реализации;
• механизм резервирования товаров по заказам клиентов.

Контроль свободных остатков на складе

Для контроля остатков необходимо, чтобы в системе 1С на складе отгрузки был включен контроль свободных остатков:

Система не даст провести по учету документ с количеством товара, превышающим свободный остаток на данном складе:

Оформление отгрузки на основании заказа

Чтобы снизить риск пересортицы при отгрузке, лучше использовать механизм создания документов реализации «На основании» заказа покупателя, ранее отраженного в системе. В этом случае основные поля заполняются из заказа, а товары переносятся только по неотгруженным позициям и количеству.

Также рекомендуется использовать штрихкоды и сканеры: это снижает риск ручной ошибки при выборе номенклатуры.

Подбор товаров из доступного остатка

При подборе в документах товаров, которые должны отгружаться из текущего остатка, можно использовать диалоговое окно Подбор номенклатуры по команде Подобрать товары кнопки Заполнить:

Особенность подбора заключается в том, что в диалоговом окне Подбор номенклатуры можно выбирать товары, которые есть в доступном остатке на складе, указанном в документе:

После того как товары подобраны в документе, в поле Доступно можно уточнить состояние обеспечения отгрузки с учетом ранее зарезервированных товаров. Также можно вызвать обработку Состояние обеспечения:

Резервирование товара после оплаты клиента

Товар можно зарезервировать по заказу покупателя из текущего остатка на складе не в момент оформления заказа, а только после полной оплаты покупателем. Такой сценарий применим для 1С:ERP, 1С:КА и 1С:УТ.

Для этого используется документ Заказ клиента. В заказе клиента необходимо указать график оплаты с вариантом контроля «Оплата до обеспечения». Контроль необходимости предоплаты будет происходить только в том случае, если используется порядок ведения взаиморасчетов По заказам или Аванс по заказам, долг по накладным:

После подбора товаров в заказ клиента следует установить дату отгрузки. Если отгрузка будет происходить по частям, дату отгрузки нужно указать в табличной части для каждого товара.

Так как предполагается, что товар будет резервироваться только после получения оплаты от клиента, для всех строк заказа необходимо установить действие Не обеспечивать и провести документ в статусе К выполнению:

После проведения документа текущее состояние заказа будет Ожидается оплата (до обеспечения):

При попытке провести заказ с установленным действием Отгрузить для строк заказа, если оплата заказа не зарегистрирована, будет выводиться сообщение о нарушении условий оплаты, необходимых для обеспечения по заказу клиента:

Жесткое резервирование товара до оплаты

Для жесткого резервирования товара из текущего остатка по заказу клиента до момента оплаты в документе должен быть заполнен этап Оплата до отгрузки:

Для позиции товара необходимо установить действие Резервировать на складе и провести документ в статусе К выполнению:

Текущее состояние заказа будет соответствовать значению Ожидается оплата до отгрузки.

При подборе данного товара в последующих заказах клиентов свободный остаток будет отображаться с учетом ранее зарезервированного количества.

Анализ зарезервированных товаров

Для анализа зарезервированного товара предусмотрен отчет Остатки и доступность товаров:

Детализацию по заказам отгрузки можно вывести в расшифровке отчета:

Подведем итог

Резервирование в 1С — это не отдельная настройка, а часть общей логики торгового учета. Чтобы механизм работал корректно, важно согласовать правила оплаты, сроки отгрузки, складские остатки и порядок действий менеджеров.

Описанные инструменты помогают снизить риск пересортицы, двойных продаж и ручных ошибок. Конкретный сценарий настройки зависит от используемой конфигурации 1С и бизнес-процессов компании.

Статья была полезной?

Еще больше новостей в нашем Telegram-канале t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С 
Для того, чтобы купить, установить, настроить программы или сервисы 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 704-80-93 или напишите it@dialogit.ru