До вступления в силу обязательных требований по использованию электронных перевозочных документов (ЭПД) осталась одна неделя. Если оператор ЭДО еще не выбран, учетная система не обновлена, а сотрудники не знакомы с новым порядком работы, важно не пытаться за несколько дней охватить весь проект. На этом этапе задача — обеспечить минимально необходимую готовность и последовательно закрыть ключевые организационные и технические вопросы.

Ниже — пошаговый план для компаний, которые еще не начали подготовку или находятся в самом начале перехода.

1. Определите, касается ли переход вашей компании и в какой роли

Одна из причин, по которой компании откладывают подготовку, — представление о том, что ЭПД нужны только транспортным организациям. На практике в электронном перевозочном документообороте участвуют не только перевозчики, но и компании, которые отгружают товары, принимают грузы или организуют перевозку.

Сначала определите, в какой роли ваша организация участвует в процессе:

• Грузоотправитель — организация, которая формирует груз и передает его перевозчику для доставки.
• Перевозчик — владелец транспортного средства или лицо, заключившее договор перевозки.
• Грузополучатель — организация, которая принимает груз на своей территории и подписывает документы о получении.
• Экспедитор — посредник, организующий перевозку и при этом не обязательно имеющий собственный транспорт.

Важно: даже если компания сама не выполняет перевозки, она может быть участником обмена ЭПД, например как грузополучатель при приемке товаров от поставщиков.

2. Разберите текущий процесс оформления перевозочных документов

Не нужно сразу описывать все варианты документооборота. Возьмите одну типовую отгрузку и зафиксируйте, как сегодня проходит документ от создания до возврата подписанного экземпляра. На это можно заложить около 30 минут.

Например, текущая схема может выглядеть так:

1. Менеджер формирует товарную накладную (ТН/ТТН) в учетной системе.
2. Бухгалтер распечатывает документы в трех экземплярах.
3. Водитель подписывает бумажные экземпляры.
4. Документы следуют вместе с грузом.
5. Грузополучатель подписывает документы при приемке.
6. Один экземпляр возвращается отправителю — иногда с задержкой или вовсе теряется.

Задача на ближайшую неделю — воспроизвести эту цепочку в электронном виде и убрать из нее этапы печати и физической передачи бумажных документов.

3. Выберите техническое решение для работы с ЭПД

Если у компании пока нет оператора ЭДО или специализированного модуля, в условиях ограниченного срока важно сосредоточиться на решении, которое можно подключить и настроить без затяжного выбора и длительных конкурсных процедур.

Для организаций, которые работают на платформе «1С:Предприятие», практичным вариантом может стать 1С-ЭПД.

Почему этот подход удобен:

• Интеграция с 1С. Работа ведется непосредственно в интерфейсе используемой учетной системы — например, 1С:ERP, «1С:Бухгалтерии» или «1С:Управления торговлей». Сотрудникам не нужно осваивать отдельный веб-интерфейс или вручную выгружать и загружать XML-файлы.
• Быстрое подключение. Основные действия связаны с обновлением конфигурации и выпуском или получением сертификатов электронной подписи. В исходном сценарии на такую настройку закладывается несколько часов.
• Юридически значимый обмен. Работа через оператора 1С-ЭДО обеспечивает подписание документов и передачу данных в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Если компания не использует 1С, можно рассмотреть веб-решения «Доки» или «КлиентЭДО», которые позволяют работать через браузер. Ключевое требование к выбранному варианту — возможность передачи сведений в ГИС ЭПД.

4. Проверьте электронные подписи и машиночитаемые доверенности

Юридическая значимость электронного документа зависит от корректного подписания и полномочий сотрудника, который подписывает ЭПД. Поэтому проверку КЭП и МЧД лучше провести сразу, не откладывая ее на последние дни.

Что необходимо проверить:

1. Квалифицированная электронная подпись (КЭП, УКЭП). Убедитесь, что КЭП руководителя действительна. При необходимости можно выпустить КЭП для ответственного сотрудника. Если срок действия сертификата истек, потребуется перевыпуск в аккредитованном удостоверяющем центре.
2. Машиночитаемая доверенность (МЧД). Для сотрудников, уполномоченных подписывать ЭПД, должна быть оформлена МЧД. С 1 сентября 2024 года подписание документов с использованием сертификата юридического лица без МЧД не допускается: сотруднику нужна личная КЭП физического лица и доверенность от организации.

5. Назначьте ответственных и проведите короткий инструктаж

На старте не обязательно одновременно обучать весь персонал. Для запуска процесса достаточно определить одного-двух ответственных специалистов — например, в логистике или бухгалтерии — и отработать с ними базовый сценарий работы.

Короткий инструктаж примерно на 30 минут должен охватывать четыре вопроса:

1. какие перевозочные документы переводятся из бумажного формата в электронный в рамках перехода;
2. как сформировать электронную транспортную накладную в используемой системе — 1С или веб-интерфейсе;
3. как отслеживать статус документа, например «Подписан водителем» или «Передан в ГИС ЭПД»;
4. что делать, если при формировании или подписании документа возникает ошибка.

Для водителей обычно достаточно отдельного короткого объяснения сценария подписания: документ может направляться на мобильное устройство по ссылке или QR-коду.

6. Проверьте готовность контрагентов к обмену ЭПД

Даже если внутри компании все настроено, переход может затормозиться из-за неготовности перевозчика, поставщика или грузополучателя. Поэтому взаимодействие с контрагентами нужно проверить до первой обязательной отгрузки.

Что стоит сделать:

1. Уведомить ключевых партнеров. Направьте перевозчикам, поставщикам и покупателям сообщение о переходе на ЭПД: укажите дату, используемого оператора ЭДО и порядок обмена документами. Попросите подтвердить готовность.
2. Проверить роуминг. Уточните у своего оператора ЭДО, настроен ли межоператорский обмен с операторами ваших контрагентов. Крупные операторы, как правило, поддерживают такой обмен.
3. Согласовать резервный порядок действий. Заранее определите, что делать при техническом сбое. Если рассматривается временное использование бумажного документа с последующим внесением сведений в систему, допустимость такого сценария и его правовые риски необходимо предварительно оценить с юридической службой.

План подготовки к ЭПД на 7 дней

Если до перехода осталась неделя, распределите действия по дням и не смешивайте организационные, технические и юридические задачи в один этап:

Что важно в последние дни перед переходом

Неделя — небольшой срок для полноценного проекта, но его можно использовать, чтобы закрыть критичные точки: определить роли, выбрать техническое решение, проверить подписи, обучить ответственных и отработать обмен с контрагентами. Такой подход не заменяет дальнейшую настройку процессов, но помогает обеспечить минимально необходимую готовность к работе с ЭПД и снизить риск операционных сбоев на старте.

Статья была полезной?

Еще больше новостей в нашем Telegram-канале t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С 

Диалог ИТ помогает с полным циклом подключения 1С-ЭПД: от оформления КЭП до настройки маршрутов, тестирования и обучения команды. Оставьте заявку на бесплатную консультацию по подготовке к переходу — +7 (812) 317-00-07 или it@dialogit.ru.