Настройка доступности полей по состоянию в 1С:Документооборот 3.0

1С:Документооборот 3.0 представляет собой современное решение для автоматизации документооборота и оптимизации бизнес-процессов предприятия.

Одной из ключевых особенностей системы является глубокая настройка интерфейса и логики работы, позволяющая адаптировать решение под уникальные требования бизнеса. Одной из важных задач при автоматизации бизнес-процессов является контроль доступности полей на формах в зависимости от состояния документа или этапа процесса.

Такой механизм называется "Доступность полей по состоянию" и позволяет:

• Динамически управлять видимостью и редактированием полей в зависимости от статуса документа или этапа процесса.

• Минимизировать ошибки пользователей за счет строгого следования бизнес-правилам.

• Повысить эффективность работы, исключая лишние действия и ненужные данные на форме.

Благодаря этому 1С:Документооборот 3.0 становится не просто системой хранения документов, а инструментом, обеспечивающим порядок, контроль и прозрачность бизнес-процессов.

ЧТО ЭТО ТАКОЕ?

Доступность полей по состоянию — это настройка, при которой определённые поля формы становятся:

• Доступными (разрешены для редактирования);

• Недоступными (только для чтения);

• Скрытыми (вообще не отображаются).

в зависимости от состояния объекта, например:

• стадия жизненного цикла документа;

• этап маршрута;

• статус согласования;

• флаг или поле, установленное в процессе.

ГДЕ ЭТО ПРИМЕНЯЕТСЯ?

• В карточке документа (входящего, исходящего, договора и т.д.);
• В процессе (например, на разных этапах согласования).
• В регистрах и задачах.
• В пользовательских формах.

ЗАЧЕМ НУЖНА ДОСТУПНОСТЬ ПОЛЕЙ?

Контроль доступности полей по состоянию документа имеет несколько важных преимуществ:

• Упрощение интерфейса: Скрытие ненужных полей на этапе обработки документа уменьшает визуальное шумовое расстояние, тем самым облегчая работу пользователя.
• Минимизация ошибок: Запрет на редактирование полей, которые не должны быть изменены в текущем состоянии, позволяет избежать случайных ошибок.
• Улучшение восприятия информации: Пользователь видит только те данные, которые имеют актуальное значение на текущем этапе работы с документом.

НАСТРОЙКА ДОСТУПНОСТИ ПОЛЕЙ

Воспользоваться доступностью полей по состоянию можно при установке соответствующей настройки. Для этого нужно зайти в раздел Настройка - Настройка программы - Документы

Проверить, установлен ли флаг у пункта Ограничивать доступность полей по состоянию. Если не установлен - установить флаг.

Теперь доступность полей и команд в карточках будет определяться текущим состоянием документов. 

Например, если документ находится в статусе «Подготовлен», то определенные поля могут быть доступны только для чтения, если перешел в статус «Утвержден» – поля становятся доступными для редактирования.

Далее следует открыть раздел Настройка - Настройка доступности по состоянию.

В появившемся окне на выбор представлены:

• «Настройки для делопроизводителей»
  

Это настройки для пользователей из группы доступа «Делопроизводители». У них больше компетенций, например, они могут редактировать файл, который еще находится в статусе «На регистрации», или входящие документы, что недоступно обычным пользователям.

• «Общие настройки пользователей»
  

Здесь представлены настройки доступности для всех пользователей. И точно так же доступность определенных полей устанавливается исходя из состояния документа.

По умолчанию доступность полей и команд настроена в программе так:

При необходимости эти настройки можно изменить так, чтобы поля были по-разному доступны для различных пользователей в зависимости от того или иного состояния документа.

Доступность полей устанавливается исходя из состояния документа. 

В большой таблице:

• в левой колонке перечислены виды полей;
• следующая колонка обозначает проект (в этом состоянии можно изменять все поля документа, однако если документ имеет еще один статус, то настройки для «Проект» не будут учитываться),
• все остальные столбцы – определенные действия, связанные с тем или иным документом и его текущим статусом.

Зеленой галкой отмечены поля со статусом «Доступно» и красным крестом – «Не доступно». Также у некоторых строк может быть проставлена серая точка – это означает, «Пусто», то есть статус еще не назначен.

На вкладке «Сотрудники» перечисляется список пользователей, на которых распространяется эта настройка. Помимо отдельных пользователей могут быть указаны рабочая группа, подразделение, роль, автоподстановка.

В настройке Настройки для делопроизводителей по умолчанию указана рабочая группа Делопроизводители, которая включает роль с правом на регистрацию документов.

В настройке Общие настройки пользователей по умолчанию указана рабочая группа Все пользователи.

Важно. Если для пользователя назначено использование нескольких настроек по состояниям и хотя бы одна из них разрешает доступ к полю, то в итоге поле будет доступно.

На вкладке «Виды документов» можно указать действие «Применять ко всем видам документов» или же «Применять к выбранным видам документов». По умолчанию настройка доступности действует на все документы соответствующего типа. 

Для создания новой настройки следует нажать на кнопку «Создать»:

В дальнейшем эту настройку можно менять уже в виде документа

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Настройка доступности полей по состоянию документа в 1С: Документооборот 3.0 — это важный инструмент для оптимизации работы с документами и управления процессами. Он позволяет максимально адаптировать интерфейс под конкретные задачи, повысить эффективность работы пользователей и снизить вероятность ошибок. 

Правильная настройка доступности улучшает взаимодействие сотрудников с системой и способствует более продуктивной работе.

АВТОР СТАТЬИ - Токарева Елена, аналитик компании Диалог ИТ. 

Статья была полезной?

Еще больше новостей в нашем Telegram-канале t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С   

Для того, чтобы купить, установить, настроить сервисы и программные продукты 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 704-80-93 или напишите it@dialogit.ru