Если в 1С:Управление торговлей не настроен контроль продаж и остатков, система может провести документ с количеством, которое превышает фактический остаток. В результате возникают отрицательные остатки, а компании приходится тратить время на поиск причин и корректировку учета. Это влияет и на качество оперативной отчетности по продажам и запасам. Ниже разберем, какие механизмы контроля есть в 1С:УТ и как они помогают удерживать учет в рабочем состоянии.

Почему появляются отрицательные остатки

Если контроль не включен, документы продажи и отгрузки могут проходить даже тогда, когда товара на складе уже недостаточно. Такие ситуации не всегда заметны сразу, но позже приводят к расхождениям в учете и искажают картину по запасам и продажам.

В 1С:УТ предусмотрены механизмы, которые позволяют контролировать продажи товаров и их остатки - как на уровне склада, так и на уровне организации.

Как настроить контроль остатков по складу

Контроль остатков при отгрузке или продаже можно включать отдельно для каждого склада. Для этого в карточке склада используется реквизит «Контролировать свободные остатки».

При необходимости для конкретного склада можно задать исключения - список номенклатуры, по которой контроль остатков выполняться не будет.

Проверка свободных остатков срабатывает при проведении документов отгрузки и заказов.

Что происходит при отгрузке и продаже товаров

При проведении документов отгрузки - например, «Реализация товаров и услуг» или «Внутреннее потребление товаров» - система проверяет свободные остатки на складе с учетом ранее зарезервированных товаров. Контроль выполняется на текущую дату. Если в документе указано количество, которое превышает доступный остаток, провести его по учету система не позволит.

Например, если на складе числится 10 единиц товара, а в документ переносится 11, пользователь увидит ошибку уже на этапе проведения.

Сообщение системы показывает, какого товара и в каком количестве не хватает.

Как контроль работает в заказах

При проведении заказов - например, заказов клиентов или заказов на внутреннее потребление - логика зависит от варианта обеспечения, который указан для конкретной позиции номенклатуры в колонке «Действия». 

1. Для действия «Резервировать» система контролирует остаток с учетом ранее зарезервированного товара на текущую дату.
2. Для действия «К обеспечению» контроль остатков не выполняется, поскольку такой товар планируется заказывать.

Когда нужен контроль остатков по организациям

Этот механизм особенно важен, если в одной информационной базе ведется учет нескольких организаций, а их товары могут храниться на общих складах.

В таком случае в настройках системы можно включить опциональную функцию «Контролировать остатки товаров организаций» (НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Финансовый результат и контроллинг - Учет товаров).

Как контроль связан со схемой «Интеркампани»

Контроль остатков по организации зависит от схемы «Интеркампани», то есть от того, как в системе настроена передача товаров между организациями.

Если документ проводится текущей датой, остаток организации проверяется на текущую дату. Если отражаются отгрузки или перемещения, созданные ранее, остатки по организациям контролируются на конец каждого месяца после даты документа.

При отмене проведения документов поступления система дополнительно проверяет оперативный остаток товаров. Если на конец месяца, в котором изменяется документ, товара не хватает, отменить проведение не получится.

Что делать, если «Интеркампани» не настроена

Если схема «Интеркампани» настроена, система контролирует общий остаток товаров организаций, которые включены в эту схему.

Если схема не настроена и контроль остатков организаций отключен, тогда система проверяет только наличие товара на складе. В такой ситуации возможна отгрузка от имени любой организации, а отрицательные остатки по товарам другой организации будут регистрироваться автоматически.

Далее на основании этих данных потребуется оформить документ передачи товаров между организациями (раздел «Финансовый результат и контроллинг» - «Товародвижение между организациями» — «Документы между организациями (все)»). Табличную часть такого документа можно заполнить по отрицательным остаткам у получателя.

Какие отчеты помогают анализировать отрицательные остатки

Для поиска причин отрицательных остатков в 1С:УТ можно использовать стандартные отчеты. В первую очередь это «Ведомость по товарам на складах» (раздел «Склад и доставка» - «Отчеты по складу») и «Ведомость по товарам организаций» (раздел «Финансовый результат и контроллинг»  «Отчеты по финансовому результату»).

Отчет «Ведомость по товарам на складах» формируется по складу за период вне зависимости от того, по какой организации было отражено распоряжение на движение товаров. Если включить детализацию до регистратора, можно увидеть, какими документами были сформированы движения, и быстрее найти источник ошибки.

Что получает бизнес в итоге

Использование механизмов контроля остатков и продаж в 1С:УТ помогает:

• снизить количество учетных ошибок;
• поддерживать более достоверную оперативную отчетность по запасам и продажам;
• упорядочить работу с товарными остатками, в том числе в структурах с несколькими складами и организациями;
• сократить время на поиск и исправление ситуаций, связанных с некорректным списанием товаров.

За счет этих инструментов 1С:Управление торговлей помогает удерживать под контролем товарные потоки и поддерживать актуальные данные по остаткам.

Статья была полезной?

Еще больше новостей в нашем Telegram-канале t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С 

Для того, чтобы купить, установить, настроить программы или сервисы 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 317-00-07 или напишите it@dialogit.ru