С 1 сентября 2026 года для участников перевозочного процесса, на которых распространяются новые требования законодательства, отдельные виды перевозочных документов оформляются в электронном виде и передаются в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов - ГИС ЭПД.

Но электронный документооборот зависит от нескольких звеньев: самой ГИС ЭПД, информационной системы оператора ИС ЭПД и доступа участников перевозки к интернету. Поэтому на практике возможны ситуации, когда государственная система или сервис оператора временно недоступны либо связь пропадает непосредственно на складе, в месте погрузки или в пути.

Чтобы из-за технического сбоя не останавливался перевозочный процесс, Минтранс России разработал «Регламент действий при нештатных ситуациях при оформлении и предъявлении ЭПД». В нем отдельно рассмотрены три ситуации: недоступность ГИС ЭПД, сбой информационной системы оператора ИС ЭПД и отсутствие доступа к интернету.

Разберем, чем эти ситуации отличаются и как действовать участникам перевозки.

Сбой ГИС ЭПД: электронный обмен может продолжаться

Если недоступна непосредственно ГИС ЭПД, это не означает, что участникам перевозки необходимо сразу переходить на бумажные документы.

Согласно регламенту Минтранса, нештатной ситуацией для ГИС ЭПД считается в том числе недоступность сервисов продолжительностью более одного часа, а также недоступность системы во время регламентных работ. После фиксации такой ситуации оператор ГИС ЭПД принимает меры по восстановлению системы и в течение двух часов информирует участников информационного взаимодействия и операторов ИС ЭПД.

При этом операторы ИС ЭПД продолжают обмен электронными перевозочными документами и содержащимися в них сведениями между участниками перевозки. Временно документы не направляются в ГИС ЭПД, а после восстановления ее работы оператор передает в государственную систему накопленные за период сбоя ЭПД.

То есть техническая недоступность ГИС ЭПД сама по себе не требует остановки электронного взаимодействия между сторонами перевозки.

Что предъявить водителю при проверке

Если в период недоступности ГИС ЭПД автомобиль остановили для проверки, водитель может предъявить перевозочный документ:

• через программное обеспечение, интегрированное с ИС ЭПД;
• либо в виде копии электронного перевозочного документа на бумажном носителе со штампом электронной подписи.

Такой порядок предусмотрен для проверок сотрудниками МВД России и Ространснадзора.

Здесь важно различать бумажную копию уже оформленного электронного документа и перевозочный документ, изначально оформленный на бумаге. Это два разных сценария.

Если произошел сбой у оператора ИС ЭПД

Отдельная ситуация - недоступность информационной системы оператора, через которого компания работает с электронными перевозочными документами.

В регламенте к нештатным ситуациям также отнесены сбои и недоступность сервисов ИС ЭПД продолжительностью более одного часа, а также регламентные работы. Оператор должен принимать меры по восстановлению системы и в течение двух часов после фиксации ситуации оповестить оператора ГИС ЭПД, МВД России и Ространснадзор.

Самих подключенных клиентов оператор информирует о нештатной ситуации в течение всего периода недоступности, а после восстановления системы сообщает о возобновлении ее работы.

Кроме того, по запросу клиента оператор ИС ЭПД должен предоставить справку в свободной форме, подтверждающую факт возникновения нештатной ситуации.

Такой документ позволяет зафиксировать, что невозможность работы с ЭПД была связана именно с технической недоступностью системы оператора.

При этом сам по себе любой сбой сервиса не означает автоматического перехода на бумажный документооборот. Возможность оформления перевозочного документа на бумаге должна соответствовать предусмотренным законодательством исключениям. В частности, для транспортной накладной, заказа и заявки одним из таких случаев является отсутствие технической возможности направить электронные документы в ГИС ЭПД из-за сбоя инфраструктуры информационного взаимодействия, зафиксированного ГосСОПКА.

Нет интернета на складе, погрузке или в пути: порядок действий другой

Отсутствие доступа к интернету регламент рассматривает отдельно.

Для транспортной накладной, заказа и заявки возможность оформить документ на бумажном носителе при отсутствии доступа к интернету предусмотрена приказом Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262.

Но просто констатировать, что «интернет не работал», недостаточно. Факт отсутствия связи необходимо зафиксировать.

Как зафиксировать отсутствие интернета

Регламент предусматривает составление акта. В нем указываются:

• дата и время возникновения ситуации;
• место - например, адрес склада, точка погрузки или километр трассы;
• Ф. И. О. и должности присутствующих;
• в чем именно проявлялась проблема: отсутствовал мобильный сигнал, не открывался сервис, не отправлялся ЭПД;
• какие действия предпринимались для восстановления связи.

Акт подписывают несколько участников, например водитель, представитель склада и грузоотправитель. Если кто-либо из сторон отсутствует, это можно отразить в акте и зафиксировать факт уведомления контрагента, сохранив подтверждение отправленного сообщения или письма.

Для подтверждения возможности применения исключения регламент также предусматривает проверку нахождения населенного пункта в соответствующем перечне Правительства РФ либо получение подтверждения отсутствия связи от оператора связи в момент совершения операции.

Как оформить перевозочный документ, если интернета действительно нет

Если ситуация подпадает под предусмотренное исключение, участник перевозки оформляет перевозочный документ на бумажном носителе.

В документ необходимо внести все обязательные реквизиты, включая сведения об участниках перевозки, грузе и маршруте. Документ должны подписать участники перевозочного процесса собственноручными подписями; печати проставляются при их наличии.

Водитель должен получить бумажный перевозочный документ у грузоотправителя, перевозчика или экспедитора и иметь его при себе в пути. Если автомобиль остановят сотрудники МВД России или Ространснадзора, водитель предъявляет бумажный документ и при необходимости поясняет, что он был оформлен в таком виде из-за отсутствия связи. После восстановления технической возможности участники должны вернуться к обычному электронному оформлению ЭПД.

Бумажная копия ЭПД и бумажный перевозочный документ - не одно и то же

Это один из главных моментов, который стоит учитывать при организации работы.

• Если уже оформлен электронный документ, но временно недоступна ГИС ЭПД, электронный документооборот между участниками может продолжаться через оператора. Для проверки водитель может использовать приложение либо предъявить бумажную копию ЭПД со штампом электронной подписи.
• Если в предусмотренной законодательством ситуации отсутствует возможность оформить ЭПД из-за отсутствия интернета, перевозочный документ может изначально оформляться на бумажном носителе по установленному порядку.

При этом 1С отдельно обращает внимание на общий принцип: документооборот, начатый на бумажном носителе, завершается на бумаге, а начатый в электронном виде - в электронном формате. Поэтому использовать бумажный экземпляр просто как произвольную «замену» уже начатого электронного документооборота не следует.

Краткая памятка: что делать при проблемах с ЭПД

1. Если недоступна ГИС ЭПД: продолжайте работать через своего оператора ИС ЭПД и следите за его уведомлениями. Накопленные документы оператор направит в ГИС ЭПД после восстановления системы. Для проверки на дороге водитель может предъявить ЭПД через интегрированное программное обеспечение или бумажную копию со штампом электронной подписи.
2. Если не работает система оператора ИС ЭПД: следите за сообщениями оператора и при необходимости запросите справку, подтверждающую период нештатной ситуации.
3. Если отсутствует интернет: зафиксируйте отсутствие связи, проверьте наличие оснований для бумажного оформления, оформите перевозочный документ со всеми обязательными реквизитами и подписями, передайте его водителю. После восстановления связи вернитесь к электронному документообороту.

Что стоит предусмотреть компании заранее

После перехода на ЭПД технический сбой - это уже не только вопрос работы IT-системы. Он затрагивает логиста, склад, водителя, сотрудников, оформляющих перевозочные документы, и взаимодействие с оператором ИС ЭПД.

Поэтому важно, чтобы ответственные сотрудники заранее понимали разницу между недоступностью ГИС ЭПД, сбоем системы оператора и отсутствием интернета и знали, какой порядок действий применяется в каждом случае.

В таком случае техническая проблема не превращается в ситуацию, когда водитель уже находится в рейсе, а участники перевозки только начинают выяснять, какой документ ему необходимо предъявить.

Статья была полезной?

Еще больше новостей в нашем Telegram-канале t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С 

Для того, чтобы купить, установить, настроить программы или сервисы 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 317-00-07 или напишите it@dialogit.ru