Почему подготовку базы нельзя откладывать

Независимо от выбранного способа внедрения любая информационная база должна быть подготовлена до того, как в ней начнут работать пользователи. Перенос остатков из предыдущих систем — важный, но не единственный этап. Не меньшее значение имеют общие настройки программы и наполнение нормативно-справочной информации, или НСИ.

Если эту работу не организовать заранее, старт может растянуться: настройки будут уточняться уже в процессе, справочники — заполняться в спешке, а пользователи — искать нужные параметры по разным разделам программы. Чек-лист помогает выстроить подготовку последовательно и не потерять важные шаги.

В этой статье рассматриваем быстрый старт для следующих конфигураций 1С:

• 1С:Управление торговлей;
• 1С:Управление нашей фирмой;
• 1С:Комплексная автоматизация;
• 1С:Документооборот.

Что усложняет первоначальную настройку 1С

Конфигурации 1С содержат большое количество настроек. Именно благодаря этому они подходят для разных направлений бизнеса и разных моделей учета. Но на старте такая универсальность может стать сложностью: пользователю нужно понять, какие параметры действительно нужны компании, а какие можно не включать.

Во многих конфигурациях есть Помощник ввода начальных данных. Он пошагово ведет пользователя по разделам настроек и помогает пройти предстартовую подготовку. Однако у этого инструмента есть важная особенность: если на финальном этапе подтвердить, что настройки завершены, повторно пройти Помощник тем же способом может не получиться. Тогда вносить пропущенные или исправлять неверно выбранные параметры придется уже вручную — через разделы программы.

На практике пользователи не всегда понимают назначение каждой настройки в момент запуска Помощника. Часть шагов пропускается, часть заполняется неуверенно, а необходимость донастройки обнаруживается позже — когда программа уже должна работать.

Чек-лист — ваш маршрут для запуска

Для первоначального заполнения программы не обязательно включать все возможные настройки. Но их нужно последовательно просмотреть и отметить только те, которые подходят конкретной компании. Именно для этого используется чек-лист.

Чек-лист — это не подробное описание назначения каждой настройки и не методическое руководство по работе в программе. Это маршрутный лист: он показывает, какие разделы нужно пройти, какие данные подготовить и какие параметры проверить до старта.

Такой подход особенно полезен, когда запуск выполняется силами самой компании. Чек-лист помогает распределить ответственность, контролировать готовность базы и фиксировать, какие настройки уже внесены, а какие еще требуют внимания.

ЧЕК-ЛИСТ для 1С:Управление торговлей, 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексная автоматизация

ЧЕК-ЛИСТ для 1С:Документооборот

Компании, которые впервые внедряют новую информационную систему, иногда воспринимают чек-лист как лишнюю формальность. На практике именно отсутствие единого плана чаще всего создает проблемы в предстартовый период.

Если пользователи вносят настройки и НСИ разрозненно, справочники могут заполняться дублями, а параметры разделов — постоянно меняться разными сотрудниками. В результате процесс подготовки базы затягивается, а старт приходится переносить или проводить повторную настройку.

Есть и другой распространенный подход: «начнем работать, а недостающие настройки и справочники добавим по ходу». Он выглядит удобным только до момента, когда нужно оформить реальные документы.

Если в программе не заполнены обязательные реквизиты или некорректно установлены настройки, системные документы могут не создаваться или не проводиться. Пользователи начинают срочно искать недостающие параметры, а бизнес-процессы в это время останавливаются. Для компании это может означать задержки отгрузки, ошибки в документах и риск финансовых потерь.

Практический пример: чек-лист как протокол настроек

Показательный пример — внедрение конфигурации «Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1, в организации, занимающейся рекламной деятельностью. В компании работало примерно 200–250 сотрудников.

Для первоначальной настройки кадрового учета, расчета зарплаты и ввода НСИ были сформированы и заполнены чек-листы. Затем их оформили как протоколы и зафиксировали со стороны заказчика. После согласования протоколов пользователям запретили самостоятельно менять доступные настройки и НСИ без согласования с главным бухгалтером или финансовым директором.

За счет такого порядка удалось стартовать в программе в согласованный срок и без существенных проблем: настройки были определены заранее, изменения контролировались, а пользователи работали в уже подготовленной базе.

Используйте этот ЧЕК-ЛИСТ чтобы запустить 1С организованно!

При любом внедрении важно иметь понятный и структурированный план действий. В контексте первоначального заполнения 1С таким планом становится чек-лист: он помогает пройти настройки, НСИ, права доступа, интеграции и справочники без хаотичных доработок в последний момент.

Особенно важно соблюдать этот подход компаниям, которые запускают информационную систему своими силами. Руководителю не стоит полагаться только на опыт отдельных пользователей и ожидать, что все недостающие настройки получится внести «по ходу работы». Чем прозрачнее организован предстартовый этап, тем спокойнее проходит запуск и тем быстрее пользователи переходят к полноценной работе в программе.

АВТОР СТАТЬИ - Толкачева Светлана, старший аналитик компании Диалог ИТ. 

Статья была полезной?

Еще больше новостей в нашем Telegram-канале t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С 

Для того, чтобы купить, установить, настроить программы или сервисы 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 704-80-93 или напишите it@dialogit.ru