Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерия за первый квартал 2023 года

Расчет сумм налога на доходы физлиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (далее – расчет по форме 6-НДФЛ) -  отчётность нанимателя о выплатах сотрудникам и НДФЛ. Его составляют и сдают налоговые агенты, рассчитывающие и уплачивающие НДФЛ в госбюджет. Бланк и порядок заполнения регламентированы приказом ФНС № ЕД-7-11/753@. 

Расчет по форме 6-НДФЛ за 1-й квартал 2023 года следует представить не позднее 25 апреля 2023 года по форме, форматам и в порядке, утвержденным приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753 (в редакции приказа ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@).

Рассмотрим как в 1С:Бухгалтерия:

Сформировать расчет по форме 6-НДФЛ

Заполнить титульный лист расчета по форме 6-НДФЛ

Заполнить раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ

Заполнить раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ

Представление расчета по форме 6-НДФЛ в налоговый орган

Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в программе "1С:Бухгалтерия 8" 

Заполнение раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ в программе "1С:Бухгалтерия 8"

В разделе 1 указываются:

• по строке 010 – код бюджетной классификации по налогу. Например (рис. 4), в отчетном периоде удержан налог по ставке 13 % с доходов в виде оплаты труда, по ставкам 13 % и 15 % с дивидендов. В этом случае будут заполнены три страницы раздела 1 – по КБК 18210102010011000110 для НДФЛ с доходов в виде оплаты труда (ставка налога 13 %), по КБК 18210102130011000110 для НДФЛ с дивидендов (ставка налога 13 %, применяемая к части налоговой базы, не превышающей 5 млн рублей) и по КБК 18210102140011000110 для НДФЛ с дивидендов (ставка налога 15 %, применяемая к части налоговой базы, превышающей 5 млн рублей);
• по строке 020 – обобщенная по всем физическим лицам сумма удержанного налога, подлежащая перечислению в последние три месяца отчетного периода. Значение строки 020 равно сумме значений всех заполненных строк 021-024;
• строки 021-024 заполняются в зависимости от отчетного периода, за который подается расчет. Строки заполняются с учетом положений п. 6 ст. 226 НК РФ и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. С 2023 года изменился порядок определения срока уплаты по удержанному НДФЛ. Теперь не важно, с какого дохода уплачивается НДФЛ, главное, в какой период налог исчислен и удержан (налог удерживается при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).

  Почти весь год (с 23 января по 22 декабря) действует единое правило:

  • если НДФЛ удержан с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего, то платить в бюджет нужно до 28-го числа текущего месяца.

  Исключений из этого правила два (период с 23 декабря по 22 января):

  • если НДФЛ удержан с 1 по 22 января – заплатить нужно не позднее 28 января,
  • если НДФЛ удержан с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года.

В связи с этим в разделе 1 теперь четыре строки по срокам перечисления налога (рис. 4). В разделе 1 расчета за 1-й квартал 2023 года указывается НДФЛ к уплате в последние месяцы отчетного периода, а именно:

• в строке 021 – удержанный НДФЛ с 1 января по 22 января со сроком уплаты 30.01.2023 (28 января – выходной день. Если срок перечисления налога выпадает на выходной, он переносится на следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ);
• в строке 022 – удержанный НДФЛ с 23 января по 22 февраля со сроком уплаты 28.02.2023;
• в строке 023 – удержанный НДФЛ с 23 февраля по 22 марта со сроком уплаты 28.03.2023.

НДФЛ, удержанный в период с 23 марта по 22 апреля, будет отражен в расчете за полугодие 2023 года, т. к. срок его уплаты – апрель (28.04.2023). Строка 024 будет заполнена только при заполнении расчета за год (в ней будет отражен удержанный налог в период с 22 декабря по 31 декабря).

В программе при регистрации удержанного налога фиксируется автоматически срок перечисления налога. Сумма налога к удержанию рассчитывается автоматически при заполнении документов на выплату (Ведомость в банк, Ведомость в кассу) и отражается в отдельной колонке табличной части. Удерживается налог, на дату выплаты, при проведении платежных документов (Выдача наличных, Списание с расчетного счета) (рис. 6).

• в строке 030 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом физическому лицу в последние три месяца отчетного периода, который был ранее излишне удержан, в соответствии со ст. 231 НК РФ. Значение строки 030 равно сумме всех заполненных строк 032;
• в строке 031 – дата, в которую налоговым агентом произведен возврат налога в соответствии со ст. 231 НК РФ;
• в строке 032 – сумма налога, возвращенная налоговым агентом в дату, указанную в строке 031. Регистрируется в программе документом Возврат НДФЛ.

По кнопке Расшифровать (в шапке документа) можно увидеть, по каким сотрудникам и с помощью какого документа произошло удержание НДФЛ, и распечатать (сохранить) при необходимости результат.

В программе для анализа сумм удержанного налога и контроля сроков его уплаты удобно использовать отчеты Удержанный НДФЛ (рис. 5), Контроль сроков уплаты НДФЛ (раздел Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате). С помощью отчета Проверка разд. 1 6-НДФЛ (с 2021 года) можно проверить правильность заполнения раздела 1, например, данные об удержанном в отчетном периоде налоге (рис. 5).

Рис. 4

Рис. 5

Рис. 6

Заполнение раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ в программе "1С:Бухгалтерия 8"

Рассмотрим подробнее, что указывается в разделе 2 расчета (рис. 7):

• по строке 100 – ставка налога, с применением которой исчислены суммы налога. Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (отчетного периода) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 2 расчета заполняется для каждой из ставок налога (п. 4.2 Порядка заполнения расчета);
• по строке 105 – код бюджетной классификации по налогу. Например (рис. 7), в отчетном периоде удержан налог по ставке 13 % с доходов в виде оплаты труда, по ставкам 13 % и 15 % с дивидендов. В этом случае будут заполнены три страницы раздела 2 – по КБК 18210102010011000110 для НДФЛ с доходов в виде оплаты труда (ставка налога 13 %), по КБК 18210102130011000110 для НДФЛ с дивидендов (ставка налога 13 %, применяемая к части налоговой базы, не превышающей 5 млн рублей) и по КБК 18210102140011000110 для НДФЛ с дивидендов (ставка налога 15 %, применяемая к части налоговой базы, превышающей 5 млн рублей) (рис. 7);
• по строке 110 – общая сумма дохода (включая налог, вычеты) по всем физическим лицам. Указываются суммы дохода, которые облагаются НДФЛ полностью и частично. Необлагаемые доходы (ст. 217 НК РФ) в этой строке не указываются (к таким доходам относится, например, пособие на погребение и т. д.). В том числе:
• по строке 111 – общая сумма дохода в виде дивидендов;
• по строке 112 – общая сумма дохода по трудовым договорам (контрактам);
• по строке 113 – общая сумма дохода по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг);
• по строке 115 – сумма дохода, выплаченная высококвалифицированным специалистам (ВКС) по трудовым и гражданско-правовым договорам (ГПХ), входящая в строки 112 и 113 (т. е. сумма выплаты ВКС, например, по дивидендам в этой строке не отражается) .

Согласно контрольным соотношениям (КС) показателей расчета (письма ФНС России от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@) не предусмотрено равенства между строкой 110 и суммой строк 111, 112 и 113 раздела 2.

• по строке 120 – общее количество физических лиц, получивших в отчетном периоде налогооблагаемый доход, в том числе по строке 121 – количество ВКС, которым начислены доходы по трудовым и гражданско-правовым договорам (ГПХ). Т. е. в этой строке указывается количество ВКС, доходы которых отражены в строке 115. Если ВКС были выплачены прочие доходы (не по трудовым и гражданско-правовым договорам (ГПХ)), например, дивиденды, то в эту строку они не включаются. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица следует указать его один раз в строке 120, не надо считать его дважды;
• по строке 130 – общая сумма предоставленных налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению (в т. ч. профессиональных, стандартных, имущественных, социальных, к доходу);
• по строке 140 – общая сумма исчисленного НДФЛ, в том числе по строке 141 – общая сумма исчисленного НДФЛ с доходов в виде дивидендов, по строке 142 – общая сумма исчисленного НДФЛ с доходов в пользу ВКС по трудовым и гражданско-правовым договорам (ГПХ) (в строку включается только НДФЛ с доходов, учтенных в строке 115);
• по строке 150 – общая сумма фиксированных авансовых платежей, на которые были уменьшены суммы исчисленного налога;

Обратите внимание! В строках 110 и 140 указываются обобщенные по всем физическим лицам сумма начисленного и фактически полученного дохода и сумма исчисленного НДФЛ за период с 01.01.2023 по 31.03.2023 (т. е за квартал, а не за периоды с 23 по 22 число) (письмо ФНС России 06.03.2023 № ЗГ-3-11/3160@).

В строки 110-150 включаются данные за налоговый (отчетный) период по дате фактического получения дохода. Объясняется это следующим. Исчисление налога возможно, только если доход будет начислен. Исчисление сумм налога производится на дату фактического получения дохода (п. 3 ст. 226 НК РФ). Дата фактического дохода определяется согласно ст. 223 НК РФ (см. также таблицу). Например, дата фактического получения дохода в виде оплаты труда – это дата выплаты. По дате фактического получения дохода определяется месяц налогового периода и налоговый период, в который нужно включать соответствующий доход. Например, отпускные, начисленные в марте 2023 года, но выплаченные в апреле 2023 года, будут отражены в разделе 2 расчета за полугодие 2023 года. В раздел 2 расчета за 1-й квартал 2023 года сумма отпускных не попадет, т. к. дата фактического получения для этого дохода – это дата выплаты, а выплачены отпускные в апреле (отчетный период – полугодие 2023 года).

• по строке 155 – сумма налога на прибыль организаций, зачтенная при расчете НДФЛ с дивидендов;
• по строке 160 – общая сумма удержанного налога. В каком отчетном периоде был удержан налог (а налог всегда удерживается при выплате дохода, п. 4 ст. 226 НК РФ), в расчет за такой период он и попадет. Например, зарплата за вторую половину марта 2023 года выплачена в апреле 2023 года. Удержан налог в отчетном периоде – полугодие 2023 года. Поэтому сумма удержанного налога отразится в строке 160 раздела 2 расчета за полугодие 2023 года. Если зарплата за вторую половину марта была выплачена в марте, то налог, удержанный при этой выплате, включается в строку 160 расчета за 1-й квартал 2023 года. Сумма исчисленного налога (строка 140) может не совпадать с суммой удержанного налог (строка 160), если, например, были доходы в натуральной форме (т. к. для таких доходов дата фактического получения – день передачи доходов в натуральной форме, а удерживается налог – в день фактической выплаты ближайшего денежного дохода, с которого можно удержать НДФЛ);
• по строке 170 – общая сумма налога, которая не была удержана налоговым агентом, с учетом положений п. 5 ст. 226 и п. 14 ст. 226.1 НК РФ. По этой строке отражается общая сумма налога, которая не будет удержана налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов, например, в натуральной форме при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме (например, сотрудник уволился). В программе сумма неудержанного налога определяется на дату подписи, указанную на титульном листе отчета;
• по строке 180 – общая сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
• по строке 190 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом физическому лицу, который был ранее излишне удержан, в соответствии со ст. 231 НК РФ. Регистрируется в программе документом Возврат НДФЛ.

Доходы, облагаемые по ставкам 13 % + 15 % распределяются следующим образом.

1. Определяется день, на который пришлось превышение предела (5 млн рублей).
2. Доходы предшествующих дней попадают в раздел 2 на страницу по ставке 13 %.
3. Доходы последующих дней попадают в раздел 2 на страницу по ставке 15 %.
4. Доходы дня перехода предела распределяются пропорционально их вкладу в облагаемые базы по 13 % и 15 %, вычеты к таким доходам распределяются аналогично.

Для проверки раздела 2 расчета можно воспользоваться отчетом Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками, "Сводная" справка 2-НДФЛ (в расширенной настройке отчета установите флажок Период взаиморасчетов). Кроме того, в отчете по кнопке Расшифровать (в шапке документа) можно увидеть в разрезе сотрудников, какие суммы были начислены, удержанный НДФЛ (при необходимости можно распечатать (сохранить) результат). По кнопке Реестр можно сформировать отчет, который собирает данные по разделу 2.

Рис. 7

Таблица

Представление расчета по форме 6-НДФЛ в налоговый орган в программе "1С:Бухгалтерия 8"

Проверка расчета

Перед передачей расчета по форме 6-НДФЛ в налоговый орган рекомендуется проверить его на наличие ошибок. Для этого следует воспользоваться кнопкой Проверка – Проверить контрольные соотношения. Если контрольные соотношения выполняются, то выдается сообщение об отсутствии ошибок. Если есть ошибки при проверки, то выводится детализация ошибок – откуда взялись эти цифры, как они сложились и т. д. При нажатии в самой расшифровке на определенный показатель программа автоматически указывает на этот показатель в самой форме расчета. Кроме того, проверять контрольные соотношения можно при печати и выгрузке, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее) установить флажок Проверять соотношения показателей при печати и выгрузке.

Внимание! Контрольные соотношения для формы 6-НДФЛ направлены письмами ФНС России от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@. Отменено контрольное соотношение (КС 2.2) между строкой 021 и датой уплаты НДФЛ по данным карточки расчетов с бюджетом, при представлении расчета за 1-й квартал 2023 года (письмо ФНС России от 30.01.2023 № БС-4-11/1010@).

Рис. 8

Печать расчета

Чтобы сформировать печатную форму расчета по форме 6-НДФЛ с двухмерным штрихкодом PDF417, нажмите на кнопку Печать, расположенную в верхней части формы отчета (рис. 9). Для печати машиночитаемых форм регламентированных отчетов с двухмерным штрихкодом PDF417 необходимо, чтобы на компьютере был установлен единый модуль печати машиночитаемых бланков и шаблоны машиночитаемых бланков. Инсталляционный комплект модуля печати включен в состав конфигурации. Как только возникает необходимость использования модуля печати, он автоматически запускается для установки. Шаблоны машиночитаемых форм регламентированных отчетов включены в состав конфигурации и устанавливаются вместе с ней, поэтому нет необходимости устанавливать шаблоны отдельно.

Рис. 9

Форму расчета по форме 6-НДФЛ можно распечатать и без штрихкода, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее) установить флажок Разрешить печать без штрихкода PDF417. После установки данной настройки по кнопке Печать будут доступны для печати Форма со штрихкодом PDF417 (рекомендуется) (рис. 9) или Форма без штрихкода PDF417. При выборе второго варианта программа выводит форму отчета на экран для предварительного просмотра и дополнительного редактирования, сформированных для печати листов (при необходимости) (рис. 10). Далее для печати расчета нажмите на кнопку Печать. 

Рис. 10

Выгрузка расчета в электронном виде

В регламентированном отчете предусмотрена также возможность выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ в электронном виде в формате, утвержденном ФНС России. Рекомендуется сначала выполнить проверку отчета на соответствие требованиям формата электронного представления по кнопке Проверка – Проверить выгрузку (рис. 11). После нажатия этой кнопки будет выполняться формирование электронного представления отчета. При обнаружении в данных отчета ошибок, препятствующих выполнению выгрузки, выгрузка будет прекращена. В этом случае следует исправить обнаруженные ошибки и повторить выгрузку. Для перехода по ошибкам удобно использовать служебное окно навигации по ошибкам, которое автоматически вызывается на экран.

Для выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ для последующей передачи через уполномоченного оператора необходимо нажать на кнопку Выгрузить и указать в появившемся окне каталог, куда следует сохранить файл расчета. Имя файлу программа присваивает автоматически.

Рис. 11

Отправка расчета в налоговый орган

В программах 1С, содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который позволяет непосредственно из программы (без промежуточной выгрузки в файл электронного представления и использования сторонних программ) отправить расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган в электронном виде с ЭЦП (если подключен сервис "1С-Отчетность").

Перед отправкой рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения расчета. Для этого нажмите на кнопку Проверка – Проверить в интернете (рис. 12). Для отправки расчета в налоговый орган непосредственно из программы нажмите на кнопку Отправить.

Рис. 12

Наш Telegram-канал t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С.