1С: Документооборот 8

• Работайте в 1С:Документооборот удаленно в через облачный сервис 1С:ГРМ по цене от 1240 руб./мес. без договора ИТС!

• Закажите демо-доступ на 30 дней онлайн версии 1С:ДО, позвонив нам по номеру +7 (812) 704-80-93  или оставив заявку по форме ниже.

Программа «1С:Документооборот» (1С:ДО) необходима для решения производственных задач, автоматизации и выстраивания методологии учета документов, увеличения эффективности взаимодействия сотрудников между собой, анализа и контроля исполнительской дисциплины.

Какие задачи решает «1С:Документооборот»

• Централизованное и безопасное хранение документации организации.
• Получение оперативного доступа к необходимым документам.
• Учет прав пользователей для доступа.
• Регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции.
• Редактирование и просмотр документов.
• Контроль актуальных версий документации.
• Оперативный полнотекстовый поиск необходимых данных в документах по содержанию.
• Работа с файлами любого формата. Например, офисными документами, текстами, аудиозаписями, видеофайлами, изображениями, документами систем проектирования, архивной документацией, приложениями.
• Коллективная работа пользователей с возможностью одновременного утверждения, согласования и контроля исполнения документов.
• Маршрутизация документов, настраиваемая индивидуально по каждому из форматов файлов.
• Автоматизированная загрузка документов с электронной почты или сканера.
• Учет и контроль рабочего времени персонала.

Конфигурация обеспечивает возможность работы с документацией любого типа. К каждому файлу прикрепляется учетно-регистрационная карточка и набор реквизитов, соответствующий современным требованиям и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Программный продукт 1С:ДО бесперебойно поддерживает одновременную многопользовательскую работу через интернет или в локальной сети, а также через веб-браузеры.

Возможности

Продукт «1С:Документооборот 8» поддерживает одновременную работу сразу нескольких пользователей по локальной сети или через интернет.

«1С:Документооборот 8» позволяет эффективно:

• упорядочить взаимодействие сотрудников с документацией, полностью убрать вариант потери версии или пересечения элементов при работе в одно время;
• уменьшить длительность поиска необходимой информации и общее время обработки документов при коллективной работе;
• увеличить качество готовых проектов, документации и других материалов благодаря решению упорядочивания работы и спорных вопросов каждого пользователя.

Соответствие закону

В «1С:Документооборот» принципы учета исходящих, внутренних и входящих документов, которые заложены в продукт, соответствуют актуальному российскому законодательству, ГОСТам и отечественной практике делопроизводства, а именно:

• ГОСТ Р 6.30-2003;
• ГОСТ Р 51141-98;
• ФЗ РФ от 27.07.2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• требованиям государственной системы документационного обеспечения управления;
• типовой инструкции по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти;
• Федеральному закону от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Структура решения

В продукте все внутренние документы и внесенные файлы находятся в структуре папок с ограниченными правами доступа. Предоставить их пользователю может владелец. Все формируется в соответствующей организационной структуре предприятия или по типу файлов.

Для каждой отдельной папки устанавливается разрешение на выполнение работниками или группами пользователей различных операций:

• добавление;
• удаление;
• редактирование;
• чтение.

Дополнительно ко всему вышеперечисленному все данные конфигурации отличаются правами доступа в зависимости от вида файлов, грифов доступа к документации, физических лиц и групп корреспондентов.

Регистрация производится в соответствии с типовыми инструкциями и ГОСТом, а также сопровождается следующими процессами:

• автоматизацией рассмотрения документов и дальнейшей установкой на контроль;
• оповещением исполнителей;
• поддержкой установленных сроков выполнения документации;
• дальнейшим формированием отчетных файлов по приходу, выполнению и просроченной документации.

Сравнение версий «1С:Документооборота 8»

Программа «1С:Документооборот 8» выпускается в четырех вариантах.

«1С:Документооборот 8 ПРОФ». Для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с несложной организационной структурой и документооборотом.

«1С:Документооборот 8 КОРП». Для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Идеально подходит для средних, крупных организаций и холдингов.    

«1С:Документооборот государственного учреждения 8». Для государственных (муниципальных) учреждений со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

«1С:Document Management». «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

• полностью английский интерфейс;
• основной интерфейс — английский, а для некоторых сотрудников — русский;
• основной интерфейс — русский, а для некоторых сотрудников — английский.

Управление документами

Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД

Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте). Сотрудники могут сами менять под свои предпочтения состав, порядок и оформление колонок списка.

Контроль исполнения

• согласование (На согласовании, Согласован, Не согласован);
• утверждение (На утверждении, Утвержден, Не утвержден);
• рассмотрение (На рассмотрении, Рассмотрен);
• регистрация (Проект, На регистрации, Зарегистрирован, Не зарегистрирован);
• исполнение (На исполнении, Исполнен).

Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован». При необходимости можно запретить сотрудникам менять состояния документов вручную. Можно настроить доступность полей и команд документа в зависимости от состояния.

Контроль документов. Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы. Этот отчет (как и другие отчеты) можно автоматически формировать и направлять руководителю к планерке.

Электронная подпись

В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Электронная подпись используется для удостоверения целостности документа и авторства подписавшего. Усиленная и квалифицированная подписи могут использоваться также и для шифрования файлов. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции. Поддерживаются любое криптографическое ПО с интерфейсом Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. Допускается использование в одной базе сразу нескольких различных криптографических программ, как платных, так и бесплатных.

• разработать регламенты использования электронных подписей сотрудниками предприятия и приказом ввести их в действие;
• приобрести криптографическое ПО: удовлетворяющее ГОСТ Р 34.10-2012, поддерживающее Crypto API. Например, КриптоПро, Верба, VIPNet или другие;
• приобрести у удостоверяющего центра сертификаты ЭП для тех сотрудников, которые будут подписывать или шифровать документы;
• включить настройку программы «Использовать электронные подписи и шифрование»;
• добавить в программу полученные сертификаты и настроить правила их использования;
• настроить шаблоны процессов «1С:Документооборота 8» так, чтобы программа обязательно запрашивала электронную подпись при согласовании или утверждении документов.

Потоковое сканирование и штрихкодирование

Сканирование. Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб.

Выбранные настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF.

• печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;
• автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word (doc, docx);
• распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;
• моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.

Штрихкоды используются программой при потоковом сканировании — именно через штрихкод «1С:Документооборот 8» понимает к какой карточке прикрепить тот или иной скан. В типовой поставке поддерживается только EAN-13.

Архивное хранение и поиск

Передача дел в архив. В программе можно отразить передачу дел (томов) в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Предусмотрена печать стандартной формы «Опись дел» для установки на ней печати организации и подписи ответственного лица. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа.

• простой поиск в списке — основан на полнотекстовом индексе. Достаточно ввести часть того, что нужно найти, и программа за 1 секунду покажет найденное;
• точный поиск по реквизитам документов и файлов — находит точно то, что вам нужно в файлах и документах (входящих, исходящих и внутренних). Просто укажите в каких реквизитах искать и что нужно найти — за несколько секунд программа выведет список всех найденных данных;
• полнотекстовый поиск по реквизитам или по содержимому файлов, в том числе и скан-копий — похож на обычные Интернет-поисковики. Введите, например, «договор стройпромвсе» и программа покажет все, что связано с договорной работой с вашим контрагентом ЗАО «Стройпромвсе» — договоры, обсуждения, задачи, проекты, записи календарей, мероприятия и другие данные в которых встречаются слова «договор» и «стройпромвсе». Программа сама найдет слово в любом падеже, в единственном или множественном числе.

Компания «Диалог ИТ» предлагает купить продукт «1С:Документооборот» в СПб. Своим клиентам мы предоставляем дополнительные услуги – установку, доработку и обновление программ.

Чтобы купить, заказать настройку/доработку или задать вопросы -  позвоните нам по номеру +7 812 317 00 07, напишите в чат или оставьте заявку по форме ниже.