С чего начать внедрение ERP: предпроектное обследование - фундамент успешного проекта

Внедрение ERP-системы – это масштабное и сложное мероприятие, которое затрагивает практически все аспекты деятельности предприятия. Ошибки на старте могут привести к срыву сроков, перерасходу бюджета и, что самое главное, к неудовлетворенности пользователей новой системой. 

Начинать внедрение ERP-системы без предварительного анализа – все равно что строить дом без фундамента. Предпроектное обследование – это как раз и есть тот самый фундамент, на котором базируется успех всего проекта.

ЗАЧЕМ НУЖНО ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ?

Предпроектное обследование – это своего рода диагностика предприятия, которая позволяет:

• Определить цели и задачи внедрения ERP. Какие проблемы должна решить новая система? Какие бизнес-процессы необходимо оптимизировать? Какие показатели эффективности (KPI) нужно улучшить? Четкое понимание целей – ключ к успешному проекту. Во время обследования специалисты могут глубже понять, какие именно функции и процессы требуют оптимизации. Это поможет избежать рисков, связанных с внедрением системы, которая не соответствует реальным потребностям компании.
• Сформировать полное и достоверное представление о текущей ситуации. Предпроектное обследование позволяет оценить эффективность существующих бизнес-процессов. Выявление неэффективных участков поможет разработать более оптимальные процессы, которые будут интегрированы в новую систему.
• Оценить готовность к изменениям. Внедрение ERP-системы — это не только технический процесс, но и культурное изменение внутри компании. Предпроектное обследование позволяет оценить степень готовности сотрудников и руководства к изменениям, что является важным фактором для успешного внедрения.
• Оценить ресурсы и риски. Проведение предпроектного обследования помогает минимизировать риски, связанные с реализацией проекта. Наличие четкой картины текущего состояния компании позволяет избежать дорогостоящих ошибок и недоразумений.
• Актуализировать бюджет проекта. На основе собранной информации можно более точно прогнозировать затраты на внедрение ERP-системы. Это поможет избежать неожиданных расходов и сделать проект более предсказуемым.
• Создать дорожную карту проекта. На основе результатов обследования можно разработать четкий план действий, который будет включать все этапы внедрения ERP-системы. Это помогает организовать работу и следить за выполнением задач.

КАК ПРОХОДИТ ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ?

Предпроектное обследование включает в себя несколько ключевых этапов:

Проведение интервью с пользователями: ключ к пониманию бизнес-процессов

Одним из важнейших этапов предпроектного обследования является проведение интервью с пользователями. Именно они знают, как бизнес-процессы работают "в поле", и именно они будут работать в новой системе. Качественное проведение интервью позволяет получить ценную информацию, необходимую для успешного внедрения ERP.

Организация интервью включает в себя:

• Составление графика интервью. Перед стартом этапа обследования Руководитель проекта формирует план-график встреч с функциональным заказчиком и ключевыми пользователями. Важно не перегружать график и оставлять время на обработку полученной информации.
• Подготовка к интервью. Аналитику проекта необходимо изучить предоставленную заказчиком информацию о структуре предприятия, бизнес-процессах, существующих IT-систем. Подготовить вопросы, которые будут раскрывать цели, проблемы и потребности пользователя.
• Формирование повестки встречи. Аналитик проекта перед проведением интервью подготавливает повестку встречи, в которой отражает цели и тему встречи, фиксирует вопросы к заказчику, которые важно обсудить на встрече. 

Примерный протокол интервью:

Протокол интервью должен содержать следующую информацию:

• Дата и время интервью;

• Имя и должность интервьюируемого/ участники со стороны заказчика

• Подразделение интервьюируемого;

• Ф.И.О. интервьюера/ участники со стороны исполнителя; 

• Основные вопросы и ответы;

• Заметки и наблюдения интервьюера;

• Выводы и рекомендации.

Результаты предпроектного обследования: 

Для того, чтобы иметь возможность подготовить качественную результирующую документацию, требуется провести обследование каждого функционального блока, выделенного в рамках договора.

По итогам предпроектного обследования формируется отчет, который содержит:

• Описание текущей ситуации: Характеристика компании, описание организационной структуры, бизнес-процессов, IT-инфраструктуры.
• Цели и задачи внедрения ERP: Четко сформулированные цели, которые компания планирует достичь с помощью ERP-системы.
• Функциональные рамки обследования: включает в себя основные бизнес-процессы компании, которые будут автоматизированы с помощью ERP-системы.
• Выявленные проблемы и "узкие места": Описание проблем, влияющих на эффективность бизнеса.
• Требования к ERP-системе: Описание функциональных возможностей, которые необходимы для решения задач бизнеса.
• Интеграционная архитектура: Описание интеграционных потоков со смежными системами, в рамках проекта.
• Описание шагов бизнес-процессов: Описание шагов существующих бизнес-процессов «как есть».
• Оценка рисков проекта: Идентификация потенциальных проблем и разработка стратегий их решения.

Этот отчет служит основой для разработки технического задания и планирования последующих этапов внедрения ERP. Отсутствие качественного предпроектного обследования значительно повышает риски срыва сроков и превышения бюджета.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Предпроектное обследование – это не просто формальность, а жизненно важный этап внедрения ERP. Качественное проведение интервью с пользователями позволяет получить ценную информацию, необходимую для успешного внедрения системы, которая будет отвечать потребностям бизнеса и облегчать работу сотрудников. 

Игнорирование предпроектного обследования может привести к тому, что внедренная ERP-система не будет соответствовать потребностям бизнеса, не сможет решить существующие проблемы и не принесет ожидаемой отдачи. 

В итоге, компания потратит деньги впустую и упустит возможность повысить свою эффективность.

Статья была полезной?

Еще больше новостей в нашем Telegram-канале t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С   

Для того, чтобы купить, установить, настроить сервисы и программные продукты 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 704-80-93 или напишите it@dialogit.ru