Увольнение сотрудника – всегда трудное решение, в особенности для руководителя. Несмотря на это, работодатель должен позаботиться о том, что законодательство РФ соблюдается.
В 2023 году перечень документов, которые надо выдать при увольнении, претерпел изменения, так как в законодательство внесли много поправок (например, справка 182н уже не нужна).
Так какие документы нужно подготовить?
Список этих документов изменился, т.к. образовался новый Социальный фонд России. Разберемся, что какие документы нужно подготовить кадровику, чтобы правильно уволить сотрудника.
1. Бумажную трудовую книжку, если она ведется, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Бумажную трудовую книжку выдают, если ранее сотрудник не отказался от ее ведения в пользу ЭТК.
При получении своей бумажной трудовой книжки сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек.
Если сотрудник уже перешел на электронную трудовую, то бумажный документ ему отдали еще до увольнения с записью в книжке о том, что подано заявление о переходе на ЭТК. В этом случае вместо бумажной трудовой книжки сотруднику выдают на руки сведения из ЭТК по форме СТД-Р.
С 2023 года форма СТД-Р изменилась (приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н).
В ней учли то, что вместо ПФР теперь СФР. В этой форме теперь, в частности, надо указывать регномер работодателя в СФР, а не в ПФР.
2. Выписку из раздела 3 РСВ надо выдать за период с начала квартала по день увольнения.
3. Выписка из персонифицированных сведений вместо СЗВ-М.
Персонифицированные сведения о физлицах – это новый ежемесячный отчет, который сдается в ИФНС. Напомним, СЗВ-М сдавали в ПФР.
Делать выписку нужно за отчетный месяц, т.е. за месяц увольнения.
Аналогично надо поступать с новым отчетом. Выписку надо сделать по уволенному сотруднику за месяц увольнения.
Информация из этого отчета будет дублировать данные из раздела 3 РСВ. Но разъяснений от СФР и Роструда по поводу того, надо ли делать обе выписки или хватит одной из РСВ, нет. Поэтому лучше выдать оба документа.
4. Выписка из формы ЕФС-1 вместо СЗВ-СТАЖ. В Федеральном законе № 27-ФЗ нет нормы, определяющей порядок представления копий сведений сотрудникам (в том числе, при увольнении).
Выписку из СЗВ-СТАЖ надо выдать за отчетный (в том числе, за текущий) год.
Соответственно, аналогично надо поступать и с формой ЕФС-1 в части стажа – сделать выписку с начала года по день увольнения.
Но стоит иметь в виду, что подраздел 1.2 формы ЕФС-1 хоть и является аналогом СЗВ-СТАЖ, но правила его сдачи – другие.
Этот отчет не составляют на работников, у которых не было никаких кадровых особенностей. Если человек не оформлял отпуск без содержания или по уходу за ребенком, то на него за 2023 года этот отчет не сдается. А значит, и выписку давать не из чего.
5. Выписка из подраздела 3 формы ЕФС-1 вместо ДСВ-3. Этот документ выдают сотрудникам, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.
Выписку нужно сделать за квартал увольнения. В ней указывают перечисленные взносы на накопительную пенсию.
6. Расчетный листок. Форма расчетного листка не регламентирована. Работодатели могут разработать свою форму.
Сотрудник должен получить на руки расчетный листок со всеми начислениями и удержаниями за месяц увольнения (компенсация неиспользованного отпуска и т. д.).
7. Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ). Форма 6-НДФЛ с 2023 года поменялась. Справка о доходах – это приложение № 1 к форме 6-НДФЛ.
Справку о доходах выдается сотруднику по его запросу. Ее надо составить за текущий год – с начала года по день увольнения. В справке указывают доход и удержанный НДФЛ.
Итак, мы рассказали, какие документы необходимо выдать сотруднику при его увольнении в 2023 году в соответствии с законодательством РФ. Это поможет избежать неприятных ситуаций и соблюсти права каждой из сторон.
- С сервисом 1С-Отчетность можно отправлять отчеты во все контролирующие органы прямо из программ 1С в один клик.
- Вести учет сотрудников легко в программе 1С:ЗУП.
- Для того, чтобы купить, установить, настроить программы 1С и заказать сервисы 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 317-00-07 или напишите it@dialogit.ru
Наш Telegram-канал t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С.