Как в программах 1С сформировать ежемесячные персонифицированные сведения о физических лицах?

С 2023 года вместо формы СЗВ-М работодатели должны не позднее 25-го числа каждого месяца подавать в налоговый орган персонифицированные сведения о физических лицах по новой форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

В статье на примере показываем как составлять и заполнять персонифицированные сведения о физических лицах в программах: "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (редакция 3) , "1С:Бухгалтерия 8" (редакция 3.0), "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8".

Составление персонифицированных сведений о физических лицах в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3):

 Для заполнения персонифицированных сведений о физических лицах для организации должны быть указаны:

• наименование;
• коды ИНН, КПП;
• код налогового органа, в который представляются сведения, номер контактного телефона.

Сведения указываются в справочнике Организации, раздел Настройка -> Организации. 

Для обособленных подразделений данные указываются в справочнике Подразделения, раздел Настройка -> Подразделения -> раздел Регистрация в налоговом органе. 

Важно уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные физических лиц:

• ФИО, в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
• ИНН (при наличии).

За отчетный период в программе должны быть введены кадровые документы Прием на работу, Увольнение, в полном объеме. Периоды работы лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по гражданско-правовым договорам, должны быть зарегистрированы в информационной базе по документам Договор (работы, услуги), Договор авторского заказа.

Чтобы составить сведения в рабочем месте 1С-Отчетность, раздел Отчетность, справки:

• Выберите команду для создания нового экземпляра отчетов по кнопке -> Создать;
• В форме -> Виды отчетов, выберите отчет -> Персонифицированные сведения о физических лицах, в разделе Налоговая отчетность и нажмите кнопку -> Выбрать  
• В стартовой форме укажите: организацию (если в программе ведется учет по нескольким организациям), для которой составляется отчет, период, за который составляется отчет;
• Нажмите на кнопку -> Создать.

На экране появится форма нового экземпляра отчета Персонифицированные сведения о физических лицах, для автоматического заполнения отчета по данным информационной базы нажмите на кнопку -> Заполнить (рис.2).

Отчет состоит из:

• титульного листа;
• сведений о персональных данных физлиц.
  

В поле Номер корректировки, на титульном листе, указывается код «0». По умолчанию считается, что составляется первичный расчет, т. е. представляемый за отчетный период первый раз.

Поля Период, за который представляются сведения (код) и Календарный год заполняются автоматически по значению периода, указанного ранее в стартовой форме заполнения отчета (рис. 1), и условных обозначений периодов.

Основные показатели, характеризующие налогоплательщика, заполняются по данным справочников Организации, Подразделения.

В поле По месту нахождения (учета) (код) указывается код согласно приложению № 4 к Порядку заполнения сведений. 

• Если сведения представляются в налоговый орган по месту нахождения российской организации, указывается код 214. 
  
• Если расчет представляется в налоговый орган по месту учета российской организации по месту нахождения обособленного подразделения, указывается код 222. 
  

В поле Форма реорганизации (код) / Лишение полномочий обособленного подразделения (код) указывается код реорганизации, лишения полномочий обособленного подразделения в соответствии с приложением № 2 к Порядку заполнения сведений. Лишение полномочий обособленного подразделения (код) заполняется в случае необходимости представления уточненных сведений за обособленное подразделение, которое ранее было наделено полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, а к моменту представления уточненных сведений произошло лишение полномочий.

В поле ИНН/КПП реорганизованной организации / ИНН/КПП лишенного полномочий обособленного подразделения указываются ИНН и КПП реорганизованной организации или ИНН и КПП лишенного полномочий обособленного подразделения. 

Раздел Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящих сведениях, подтверждаю, заполняется данными из справочника Регистрация в налоговом органе, раздел Настройка -> справочник Организации или Подразделения. Расчет может подписывать плательщик страховых взносов или уполномоченный представитель плательщика страховых взносов (рис 3).

Поле Дата подписи отчета по умолчанию указывается текущая дата компьютера.

Рис.2

Рис.3

Персональные данные на физических лиц и сведения о суммах выплат и вознаграждений, начисленных за месяц, представляются по всем лицам, с которыми заключены:

• трудовые договоры; 
• гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг; 
• договоры авторского заказа; 
• договоры об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности; 
• издательские лицензионные договоры; 
• лицензионные договоры о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.
  

Если по физлицу не было начислений за месяц, то в строке 070, сведения о суммах выплат и вознаграждений - проставляются прочерки.

Для удобства проверки, в программе в персональных данных справочно добавлено поле, в котором отражается итоговая сумма выплат, начисленных в пользу всех физлиц, указанных в сведениях. Кнопкой -> Реестр можно сформировать список всех лиц отчета с персональными данными и суммами начислений, при необходимости распечатать и сохранить.

Рис.4

Из отчета по кнопке -> Печать можно получить печатную форму сведений, если персонифицированные сведения передаются в ФНС без использования телекоммуникационных каналов связи (рис.5).

Рис.5

Чтобы получить файл со сведениями в электронном виде по установленным форматам для последующей передачи через уполномоченного оператора, нажмите на кнопку -> Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выберите каталог, в котором следует сохранить файл (рис. 6). Перед выгрузкой рекомендуется выполнить проверку сведений на соответствие их требованиям ФНС (кнопка -> Проверка -> Проверить выгрузку).

Рис.6

Если организация подключена к сервису "1С-Отчетность", то сведения можно отправить в ФНС непосредственно из программы. 

Перед отправкой сведений рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений:

• кнопка -> Проверка ->  Проверить в интернете; 
• для отправки сведений нажмите на кнопку -> Отправить (рис. 7). 

Рис.7

Составление персонифицированных сведений о физических лицах в 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0):

Для заполнения персонифицированных сведений о физических лицах для организации должны быть указаны:

• наименование, 
• коды ИНН, КПП,  
• код налогового органа, в который представляются сведения,  
• номер контактного телефона. 
  

Следует уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные физических лиц:

• ФИО, в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
  
• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
• ИНН (при наличии).

Периоды работы лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по гражданско-правовым договорам, должны быть зарегистрированы в информационной базе с помощью документа Договор подряда. Если регистрация вознаграждений по договору ГПХ производится с помощью документа Операция, то физические лица добавляются в отчет вручную.

Чтобы составить сведения в рабочем месте 1С-Отчетность, раздел Отчеты -> Регламентированные отчеты (рис. 1):

1. введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке -> Создать;
2. в форме Виды отчетов, выберите отчет с названием Персонифицированные сведения о физических лицах, раздел Налоговая отчетность и нажмите на кнопку -> Выбрать
3. в стартовой форме укажите: организацию (если в программе ведется учет по нескольким организациям), для которой составляется отчет, период, за который составляется отчет;
4. Нажмите кнопку -> Создать.

Отчет состоит из:

• титульного листа; 
• сведений о персональных данных физических лиц.
  

Поля Период, за который представляются сведения (код) и Календарный год заполняются автоматически по значению периода, указанного ранее в стартовой форме заполнения отчета (рис. 1), и условных обозначений периодов.

Основные показатели, характеризующие налогоплательщика, заполняются по данным справочников Организации, Подразделения.

В поле По месту нахождения (учета) (код) указывается код согласно приложению № 4 к Порядку заполнения сведений.

• Если сведения представляются в налоговый орган по месту нахождения российской организации, то указывается код 214.  
• Если расчет представляется в налоговый орган по месту учета российской организации по месту нахождения обособленного подразделения, то указывается код 222.
  

В поле Форма реорганизации (код) / Лишение полномочий обособленного подразделения (код) указывается код реорганизации, лишения полномочий обособленного подразделения в соответствии с приложением № 2 к Порядку заполнения сведений. Лишение полномочий обособленного подразделения (код) заполняется в случае необходимости представления уточненных сведений за обособленное подразделение, которое ранее было наделено полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, а к моменту представления уточненных сведений произошло лишение полномочий.

В поле ИНН/КПП реорганизованной организации / ИНН/КПП лишенного полномочий обособленного подразделения указываются ИНН и КПП реорганизованной организации или ИНН и КПП лишенного полномочий обособленного подразделения.

Раздел Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящих сведениях, подтверждаю: заполняется согласно данным из справочника Организации, раздел Подписи. Расчет может подписывать плательщик страховых взносов или уполномоченный представитель плательщика страховых взносов (рис. 3).

В поле Дата подписи отчета по умолчанию указывается текущая дата компьютера.

Рис.2

Рис.3

Персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и вознаграждений, начисленных за месяц, представляются по всем лицам, с которыми заключены: 

• трудовые договоры; 
• гражданско-правовые договоры;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.
  

Если по физическому лицу не было начислений за месяц, то в строке 070, сведения о суммах выплат и вознаграждений, проставляются прочерки.

Для удобства проверки в программе персональных данных справочно добавлено поле, в котором отражается итоговая сумма выплат, начисленных в пользу всех физлиц, указанных в сведениях.

По кнопке -> Реестр, можно сформировать список всех лиц отчета с персональными данными и суммами начислений, при необходимости распечатать и сохранить.

Рис.4

По кнопке -> Печать, из отчета можно получить печатную форму сведений, если персонифицированные сведения передаются в ФНС России без использования телекоммуникационных каналов связи (рис. 5).

Рис.5

Чтобы получить файл со сведениями в электронном виде для последующей передачи через уполномоченного оператора, нажмите на кнопку -> Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выберите каталог, в котором нужно сохранить файл (рис. 6). 

Перед выгрузкой рекомендуется выполнить проверку сведений на соответствие их требованиям ФНС России, кнопка -> Проверка -> Проверить выгрузку.

Рис.6

Если организация подключена к сервису "1С-Отчетность", то сведения можно отправить в ФНС России непосредственно из программы. 

Перед отправкой сведений рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений: 

• кнопка -> Проверка -> Проверить в интернете;
• для отправки нажмите на кнопку -> Отправить (рис. 7).
  

Рис.7

Для того, чтобы купить, установить, настроить программы 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 317-00-07 или напишите it@dialogit.ru

Наш Telegram-канал t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С.