Как бухгалтеру уйти от авралов и постоянной загруженности?

Вы бухгалтер и вечно перегружены работой? Работаете по 10-12 часов и разгребаете авралы? Руководители, конечно, поощряют такой темп работы, мол, вот это человек выкладывается, значит, работает на славу. На самом деле – нет.

Т.к. вы этом случае работаете на износ, ваша концентрация внимания и трудоспособность снижаются. Как следствие - могут появиться ошибки в работе, которые приводят не только к неправильному учету, но и к штрафным санкциям.

И скорее всего вам некогда заниматься вопросами перспективного планирования, налоговой оптимизацией, повышением квалификации, автоматизацией бухгалтерских процессов.

Куда уходит ваше время?

В большинстве случаев трудочасы бухгалтера заняты не стратегическими задачами, а кучей мелких дел, которые безболезненно можно делегировать, автоматизировать или вовсе отмести. Давайте взглянем на 6 главных пожирателей вашего времени, а в следующих разделах разберемся, как с ними бороться.

• Рутина

Ввод первичной документации, проверка ошибок, контроль контрагентов, ручная подготовка отчетности, подписание документов, взаимодействие с налоговой и с банками – все это важные задачи, но чаще всего они выполняются вручную, и на это уходит много времени.

Лучше один раз потратить час-другой на поиск решений автоматизации (про них мы расскажем ниже), чем сливать сотни и тысячи рабочих часов на то, что можно сделать в пару кликов.

• Совещания

Во многих компаниях присутствие бухгалтера на всех совещаниях без исключения является обязательным, даже если он не принимает участие в обсуждениях и не решает вопросы. Гораздо выгоднее, если вы будете присутствовать только на тех совещаниях, где вы действительно необходимы. Если вдруг возникнет ситуация, что все же нужно узнать ваше мнение, договоритесь о том, чтобы просто позвонили или пригласили на беседу.

• Выбивание документов

У бухгалтера тратится очень много времени на то, чтобы собрать акты, договоры, счета-фактуры, авансовые отчеты, табели и прочие «бумажки» с сотрудников других отделов.

• Поиск и исправление ошибок

Первое правило бухгалтера: «Проверь. Потом перепроверь. И еще раз – свежим взглядом». Чем больше человек имеет доступ к финансовым документам компании, тем выше вероятность ошибки. И скорее всего вы частенько сливаете свои трудочасы в яму бесконечных перепроверок и правок.

• Обучение сотрудников

«А как заполнять вот эту строчку в табеле?», «Посмотрите, я правильно авансовый отчет оформил?», «А вы не подскажете, вот тут как верно?». И еще тысяча вопросов от сотрудников, которые повторяются уже в сотый раз. Да, менеджер отдела продаж не должен шарить в бухучете, и не обязан запоминать все эти сложные формы. Но разве обязательно обучать его каждый месяц?

• Решение проблем с 1С.

1С - это программа, а потому у бухгалтера иногда могут возникать с ней проблемы если он не очень хорошо в ней разбирается. Могут возникать ошибки, сотрудник не знает, как правильно провести ту или иную операцию, программное обеспечение периодически требует обновление. Для решения подобных вопросов бухгалтер может тратить значительный объем своего рабочего времени.

Мы рассказали про самые распространенные «черные дыры», в которые утекает ваше время, но в каждом конкретном случае могут обнаружиться и другие пожиратели.

Скиньте рутину на роботов: 4 примера автоматизации

Что же можно тогда сделать, чтобы не засиживаться допоздна и освободить время, например, для обучения? Первый способ - внедрять автоматизацию. К ней у нас относятся с большим сомнением, потому что многим кажется, что это долго, дорого и сложно. Хотя на самом автоматические процессы упрощают жизнь бухгалтера в разы и экономит время уже с первого дня применения.

• Ввод первички.

Одна из самых затратных по времени задач – ввод первичной документации. И именно в ней бухгалтеры чаще всего допускают ошибки, которые потом могут оказаться критичными и потребуют серьезных исправлений. Совет из практики. Автоматизировать ввод первичной документации при помощи сервиса 1С:Распознавание первичных документов. С ним вы потратите 10-15 минут на преобразование бумажных документов (фото/сканы) в документы базы 1С.

• Электронная отчетность.

Сдача отчетности может сожрать немало времени. Пока все подготовишь, пока проверишь, пока отправишь – уже и домой пора идти. Сервис 1С:Отчетность позволяет формировать и отправлять отчеты напрямую из 1С.

• Обмен документами с контрагентами и банком

Документооборот между компаниями и банками – настоящая головная боль и еще один участок, который требует повышенного внимания, потому что на нем может встретиться множество ошибок. А, как мы помним, ошибаться бухгалтеру не стоит, чтобы не потратить на исправление ляпов в три раза больше времени. Совет из практики. Существуют отличные сервисы 1С:Сверка для контрагентов и 1С:ДиректБанк для отправки документов в банк напрямую из 1С.

• Проверка контрагента

Перед тем, как заключать новую сделку, любая компания тщательно проверяет контрагента, если не хочет потом отвечать перед налоговой за «недостаточную осмотрительность» – ведь наказывать стали не только мошенников, но и тех, кто с ними сотрудничает. На тщательную проверку может уйти от 3-4 часов до нескольких дней. Совет из практики. Для проверки контрагентов используйте сервис 1С:Контрагент. Также в сервисе автоматически заполняются все реквизиты без ошибок при вводе ИНН любой организации.

Мы рассказали об автоматизации самых затратных по времени процессов, но это не значит, что на этом возможности передачи дел «роботам» заканчиваются. Вы можете самостоятельно познакомиться с сервисами 1С и выбрать те решения, которые подходят именно вам.

Удобно то, что любой сервис оформляется по подписке, то есть каждый можно протестировать и в любой момент отключить, если продукт не подошел.

Другие способы выкроить время

Найти свободное время можно не только при помощи автоматизации бухгалтерского учета. К примеру, действенными способами является изменение правил работы не только бухгалтеров, но и других сотрудников:

• принятие различных организационных решений

Принять несколько новых решений по вопросам организации работы, к примеру, снять с вас обязанность присутствовать на каждом совещании, разработать инструкции для сотрудников по заполнению первичной бухгалтерской документации и отчетных форм, ввести показатели эффективности и премирования за успешное выполнение работы;

• внедрение современных программ и сервисов учета

Некоторые руководители приняли решение использовать облачную 1С, поскольку она позволяет работать онлайн в программе, даже не находясь на рабочем месте, например, при ожидании приема в ПФР или налоговой инспекции. Кроме того, облачная 1С позволяет разграничить права доступа к документам. Другие сотрудники, имея доступ к определенному участку учета, не смогут зайти в документы, не предназначенные для них;

• уйти в отпуск

Когда человек привержен какому-то делу и уделяет ему много времени - это, конечно, хорошо, но максимальная концентрация в большой промежуток времени может негативно сказаться на его работоспособности.

Позаботьтесь о том, чтобы у вас были не только перерывы в работе, но также и отпуска с определенной периодичностью. Тогда вы не будете "сгорать" на работе, а ваша эффективность и производительность существенно повысится.

Узнать подробнее про сервисы и заказать демо-версии: +7 (812) 317-00-07, it@dialogit.ru

Наш Telegram-канал t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С.