Электронный акт сверки: как применять

Приказом ФНС от 13.05.2022 №ЕД-7-26/405 введена единая цифровая форма акта сверки расчетов. Она используется, чтобы установить правильность платежей между контрагентами. Изменения действуют с 21.07.2022.

Компании и ИП могут обмениваться электронными актами друг с другом, а также направлять их в ФНС. При этом нужно соблюдать правила оформления и передачи файлов в соответствии законодательством.

Что такое акт сверки

Акт сверки сам по себе не считается обязательным бухгалтерским документом. Но он помогает вести учет и выявлять ошибки. Также акт нужен для того, чтобы устранить неточности в платежах и обнаружить задолженности между деловыми партнерами.

Как использовать электронный акт сверки

Чаще всего предприятия сверяют данные по конкретным договорам. В учет идут оплаченные счета и наличие у обеих сторон оригиналов подписанных закрывающих документов (актов оказанных услуг, ТОРГ12 или универсальных передаточных документов (УПД)).

Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег или закрывающих документов.

Выявленная задолженность с одной стороны помогает ликвидировать все расхождения, а с другой — не допустить новых и договориться о сроках погашения задолженностей, ведь их наличие (вместе с договором и накладными) может стать подтверждением нарушения сроков оплаты по договору при обращении в суд.

Если вы — пострадавшая сторона — решите истребовать долги в судебном порядке, помните, что срок давности по таким искам три года. Если в этот период вы не сможете защитить свои права, то уже вряд ли сможете отсудить свои кровно заработанные.

Но срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд.

Периодичность по актам сверок

Закон обязывает организации и ИП проводить инвентаризацию задолженности ежегодно перед тем, как формировать и сдавать годовую бухгалтерскую отчетность.

Бизнес может проводить и более частую сверку, прописав это во внутреннем положении или отдельных контрактах.

Каждая сторона договора имеет право запросить акт сверки. Его составляет бухгалтер, который отвечает за финансовую документацию компании, такую как счета-фактуры и акты оказанных услуг. Затем главбух или директор подписывает подготовленный акт.

Как создать

Сверку проводят по разным параметрам:

• отдельный товар;
• рамочный договор с поэтапным выполнением;
• отдельная поставка;
• оговоренный период времени.

Кроме того, компания формирует акт в случае инвентаризации своего имущества, средств.

Обычно акт состоит из:

• вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали;
• таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт, как и любой другой документ, обе стороны подписывают в двух экземплярах, и каждая из сторон получает свой.

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.

Согласно законодательству, акты сверки можно не заверять печатью, но эксперты советуют ее все-таки поставить. Для надежности.

В чем преимущество электронного акта сверки?

Электронный акт создается в программе учета, выгружается в формате xml и направляется через систему ЭДО. Это экономит бизнесу время и затраты.

Чтобы проводить сверки расчетов легко и быстро, подключите сервисы 1С. Позвоните по телефону +7 (812) 317 00 07 или напишите на почту it@dialogit.ru. Мы ответим на все вопросы и подберем выгодные пакеты услуг для вашего бизнеса.