Автоматизация табельного учета для контроля соблюдения трудовой дисциплины и повышения эффективности работы кадровых служб

Вернуться к новостям

В условиях жесткой конкуренции кадровый вопрос весьма актуален: руководителям предпочтительнее нанимать сотрудников, которые не опаздывают на работу и не покидают рабочее место преждевременно.

Учет рабочего времени позволяет руководителю оптимизировать затраты по заработной плате, а также оценивать отношение сотрудника к его должностным обязанностям. Система учета рабочего времени позволяет выявить все нарушения трудовой дисциплины и корректно учитывает отработанное каждым сотрудником время.

Приступая к задаче автоматизации учета рабочего времени сотрудников, практически на любом предприятии необходимо найти решение следующих задач:

Учет рабочего времени сотрудников на предприятии могут вести различные уполномоченные лица. Они могут иметь различный уровень компьютерной грамотности, разные уровни допуска к личным данным сотрудников, работать в разных подразделениях. Если предприятие небольшое, то функция ведения табельного учета может быть возложена на отдел персонала либо на расчетную группу бухгалтерии. Тогда никаких сложностей нет. Кадровики и бухгалтеры в большинстве случаев имеют достаточные навыки работы на компьютере. Доступ к списку сотрудников в той или иной степени у них также имеется. Кроме этого, они используют ту самую программу, в которой должны отражаться данные по использованию рабочего времени работниками предприятия, поскольку далее эти данные используются для начисления заработной платы.

Если же предприятие покрупнее, использовать сотрудников данных отделов для ежедневного учета посещаемости рабочих мест становиться слишком энергозатратным. Большую часть своего рабочего времени им придется тратить на эту функцию, хотя это не относится к их прямым обязанностям. Поэтому ответственность за учет перекладывают непосредственно на места – в подразделения, цеха, службы и т.п.

Вот тут-то и могут начаться проблемы. Невозможно всем подряд дать доступ к программе, в которой хранятся конфиденциальные личные данные сотрудников всего предприятия, а также данные об их заработных платах. И настройка ограничения прав доступа тоже не всегда допустима. Либо есть ограничения по такой настройке в самой учетной системе, либо политика безопасности, принятая на предприятии, категорически это запрещает. Ведь если есть доступ к программе, пускай и с ограничениями, то есть вероятность обойти эти ограничения тем или иным способом. Кроме этого, интерфейс учетной системы не всегда является удобным и понятным для пользователей, редко имеющих дело с программами сложнее веб-браузера и с компьютерами вообще.
В ходе текущей деятельности любого предприятия, особенно крупного, происходят постоянные изменения: сотрудники приходят и увольняются, переходят из одних подразделений в другие, перемещаются по графикам работы (сменам), уходят в отпуск, болеют, уезжают в командировки. То есть ежедневный объем информации, регистрируемый отделом персонала, может быть колоссальным. И вся эта информация непосредственно влияет на распределение сотрудников по табелям подразделений и на текущие отметки в этих табелях.

С другой стороны, не вся информация о движениях персонала внутри подразделений может быть интересна работникам кадровой службы или бухгалтерии. В частности, распределение сотрудников производственных подразделений по бригадам или участкам внутри цехов, если такое не находит отражения в приказах по персоналу и не требуется учитывать при распределении затрат на оплату труда, может и не регистрироваться учетной системе. А вот на распределение ответственных лиц за ведение табельного учета такое разделение может влиять самым непосредственным образом.
Данные об использовании рабочего времени, зарегистрированные в табелях ответственными лицами, должны в нужный момент попадать в учетную систему, в которой ведется расчет заработной платы. Как минимум эта информация должна быть отражена перед расчетом аванса и перед расчетом заработной платы. Кроме этого, в любой момент может потребоваться рассчитать увольняемого сотрудника, а для этого также необходимо получить данные об отработанном до даты увольнения времени.

Отсюда вытекает, что недостаточно просто создать систему для регистрации отработанного времени сотрудниками. Построение автоматизированной системы ведения табельного учета, особенно на крупном производственном предприятии, требует серьезной постановки задачи и разработки некоторых принципов, которые лягут в основу будущей автоматизированной системы. Для одного из Заказчиков такой системы, разработанные нами принципы выглядели следующим образом:

Вести табельный учет необходимо в отдельной информационной базе (назовем ее табельной). При этом в табельной базе должна храниться минимально необходимая для этого информация по сотрудникам. Обычно бывает достаточно ФИО сотрудников, информации об их кадровых движениях, графиках работы и отсутствиях.
Интерфейс программного продукта не должен быть требователен к уровню подготовки пользователя. В идеале, действия пользователя в системе должны сводиться к минимуму, чтобы ответственным за ведение учета можно было бы назначить любого сотрудника, и предприятие не стало заложником ситуации, когда в том или ином подразделении попросту некого назначить табельщиком из-за недостаточного уровня квалификации сотрудников.
Необходимо наладить постоянный обмен между базой данных, в которой ведется кадровый учет и расчет заработной платы сотрудников (назовем ее основной), и табельной базой. Из основной базы в табельную должна регулярно поступать информация о вновь принятых сотрудниках, о текущих кадровых перемещениях и список уволенных. Кроме этого, для уменьшения количества ошибок при вводе данных, в табельной базе должна присутствовать уже зарегистрированная в основной базе информация об отпусках сотрудников, о командировках, прогулах и других видах отсутствий. А если такая информация зарегистрирована в основной базе позже табельной, то данные, введенные табельщиками, должны обязательно сверяться с зарегистрированными кадровыми приказами и, в случае расхождения периодов отсутствий, должна отображаться информация об ошибочно заполненных периодах.
В самой табельной базе при необходимости должна быть возможность произвольным образом группировать сотрудников одного подразделения и назначать для этой группы ответственного за учет рабочего времени. При этом сотрудники распределяются по группам динамически, и при переходе (постоянно либо временно) в другой цех/смену/участок табельщик, ответственный за ведение учета времени конкретного сотрудника, должен быть назначен только на тот период, на который был зарегистрирован перевод. А у табельщика, который был ранее ответственен за данного сотрудника, автоматически должен быть прекращен доступ на регистрацию его рабочего времени. Поэтому одна из самых сложных задач – корректное отображение на форме ввода данных месячного табеля ежедневно изменяющегося списка сотрудников и распределение их по группам.
Действия пользователя в системе должны сводиться к минимуму. В табельной базе уже есть информация, где работает сотрудник, сколько он должен отработать сегодня на основании своего графика, либо то, что на данный момент он находится в отпуске или отсутствует по иной причине. Фактически, табельщик должен лишь подтверждать данные, предлагаемые ему системой. Корректировка данных должна происходить только в исключительных случаях – если, например, отдел персонала не успел зарегистрировать все приказы на командировки на текущую дату. В таком случае система табельного учета должна сигнализировать об ошибке, которую пользователь делает сознательно. В последствии, после регистрации отделом персонала всех приказов, пользователь должен видеть, что ошибки уже нет.
По любому запросу ответственного сотрудника или автоматически с заранее указанной периодичностью, данные, зарегистрированные в табельной базе, должны переноситься в основную. Перед этим, конечно, было бы еще неплохо проверять их на наличие некорректно введенных периодов (если данные, введенные табельщиком, не соответствуют кадровым приказам об отсутствиях). При наличии некорректных данных в основную базу информация должна переноситься частично, либо не переноситься совсем.
В системе должна присутствовать возможность формирования гибкой статистической отчетности по рабочему времени сотрудников для оценки эффективности его использования.

Зафиксировав основные принципы построения автоматизированной системы, нами на платформе «1С:Предприятие 8» была разработана специализированная конфигурация для ведения табельного учета на производственных предприятиях любой отрасли. Конфигурация поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Основные возможности программ 1С для ведения табельного учета

Табельный учет ведется в отдельной информационной базе. Сотрудникам, ответственным за табельный учет, не требуется доступ в основную базу данных, в которой ведется кадровый учет и производится расчет заработной платы.
В базе табельного учета настроено два вида рабочих места: начальника цеха и табельщика. Существует возможность настройки прав доступа табельщиков по сменам и участкам. Руководители цехов имеют доступ ко всей информации в рамках своего цеха и контролируют точность введенных данных по всем сменам.
На рабочем столе табельщика отображается список сотрудников на его участке, рабочее время каждого сотрудника по графику работы данной смены с учетом ночных часов и часов работы в выходной либо праздничный день, а также периоды отсутствия сотрудника в случае наличия соответствующих приказов, перенесенных из основной базы. Табельщику остается лишь ежедневно подтверждать данные, предлагаемые системой, либо корректировать их с учетом реальной ситуации на текущую дату. При этом система ошибиться не даст - периоды отсутствий, не подтвержденные документами, в табеле автоматически выделяются красным цветом. Кроме этого неверные данные выгрузить в основную информационную базу невозможно, т.к. в системе функционирует механизм контроля: сверка итогового табеля за месяц с зарегистрированными кадровыми приказами. Также в информационной системе функционирует запрет на корректировку документов-табелей «задним числом».
Дополнительный отчет по использованию рабочего времени в разрезе подразделений и должностей дает возможность планировать графики работы сотрудников и контролировать исполнительскую дисциплину.

Конфигурация является полностью открытой, не содержит защищенных участков кода и не использует аппаратную защиту.

Взаимодействие с другими программами

Реализована возможность автоматического обмена данными с конфигурациями «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» и «1С:Управление производственным предприятием 8»: ежедневно в базу ведения табельного учета автоматически поступает подтвержденная документами информация об отпусках, больничных и командировках сотрудников, на основании которой в табеле фиксируется реально отработанное время. В свою очередь, в основную информационную базу для расчета заработной платы в любой момент по требованию переносятся фактические данные табельного учета, проверенные руководителями подразделений.

Преимущества использования прикладного решения на базе 1С

Руководство предприятия иметь полный контроль над происходящим зная, что ведется точный учет рабочего времени сотрудников предприятия на основании достоверных фактических данных и что заработная плата начисляется исходя из реально отработанного времени, а статистика по использованию рабочего времени в подразделениях и по предприятию в целом формируется с повышенной точностью. Все это позволяет четко контролировать работу всех подразделений и эффективнее управлять расходами на оплату труда.
С сотрудников кадровых служб и бухгалтерии снимается нагрузка на ведение табелей учета рабочего времени. При этом автоматически учитываются все приказы, издаваемые кадровыми службами предприятия, а бухгалтерия в любой момент может получить достоверные данные для расчета заработной платы. Кроме этого имеется возможность отслеживания соблюдения графиков работы и нормы рабочего времени сотрудниками со сменным режимом работы и анализа причин отсутствия сотрудников за произвольный период времени.
Руководители подразделений и цехов имеют возможность контроля над своевременной явкой рабочих и служащих на работу, оперативного выявления всех не явившихся и опоздавших, получения данных о фактически отработанном времени и др.
Сотрудники, ответственные за ведение табеля учета рабочего времени, тратят минимум рабочего времени для выполнения данной, зачастую дополнительной для них, функции. Все зарегистрированные кадровыми службами перемещения сотрудников и приказы на отпуск и командировки отображаются в системе автоматически, остается лишь один раз в день фиксировать присутствие либо отсутствие сотрудников доверенного участка на рабочих местах.
Работники предприятия будут уверены, что отработанное ими время не останется неучтенным, и они своевременно будут получать корректно посчитанную заработную плату.

Эффективность автоматизации табельного учета

Повышение прозрачности и устранении неточностей при отражении зарплаты в бухгалтерском учете
1.Сокращение «ручного» ввода информации в Систему на 20%
Скорость расчета заработной платы увеличивается на 30%
Время формирования и проверки регламентированной отчетности уменьшается в 2 раза1
Уменьшение рисков возникновения штрафных санкций со стороны контролирующих органов
Скорость работы с информационной системой вырастает на 15%