Внедрение комплексной системы учета торгового предприятия в представительстве испанской компании ITLV

Компания «Диалог Информационные Технологии» («Диалог ИТ») завершила проект по созданию комплексной автоматизированной системы управления представительств крупнейшего испанского производителя консервированных продуктов питания длительного хранения, входящих в группу продуктов так называемой «средиземноморской диеты», — компании «ИТЛВ» («ITLV»).

Данный проект явился наглядным примером успешного внедрения. Предпосылками по его проведению послужило желание владельцев компании радикальным образом изменить стиль работы, увеличить свое присутствие на рынке и, как следствие, — уровень доходности и перспективности своего бизнеса в России.

Реформирование было начато с представительства в Санкт-Петербурге, чей положительный опыт планировалось перенести на другие филиалы компании в России и СНГ.

Начальный состояние информационной системы представляло собой классический вариант «кусочной» автоматизации: разрозненные программные решения, упадок технической архитектуры, отсутствие системной политики и т. д. В результате предварительного обследования были выяснены основные требования к будущей системе, определены параметры ее функционирования. В качестве основной программы бизнес-уровня была выбрана платформа «1С: Предприятие версии 7.7» для MS DBF, которая удовлетворяла основным требованиям к функциональности, срокам и стоимости проекта.

Когда концепция системы была определена, согласованы сроки и стоимость проекта, началась его реализация одновременно по нескольким направлениям. Параллельно решались вопросы с организацией высокоскоростного доступа в Интернет, прокладки сети, модернизации технического обеспечения, настройки системного программного обеспечения. Это повлекло за собой IT-консалтинг, смену поставщика телефонии, замену оборудования и коммуникаций, прокладку сети и замену активного сетевого оборудования, создание Интернет-, почтовых и FTP-серверов, организацию работы с единой учетной базой данных удаленных подразделений через Интернет. Это позволило, в частности, в короткий срок автоматизировать учет московского филиала компании, пользователи которого удаленно работают с центральной базой данных в режиме on-line, и автоматически получают консолидированную отчетность. Поскольку в компании не было и нет собственного IT-отдела, все работы производились собственными силами «Диалог ИТ» и его подрядчиками, что называется, «под ключ».

При создании автоматизированной системы за основу было взято типовое решение «1С: Комплексная конфигурация» и произведена его настройка под специфику предприятия. Поскольку предприятие является собой торговым представительством иностранной компании, потребовалась доработка блока закупок:

Отслеживание всех товаров в транзите, по кодам, наименованию, количеству единиц, ссылкой на номер заказа Поставщику и статусу:

• «Неподтвержденный заказ» (как заявка, подготовленная ответственным по закупкам);
• «Подтвержденный заказ» (т. е. уже акцептованный Поставщиком);
• «В пути» (как правило — в море, в нашем случае — с доставкой из Таиланда, Китая, Испании);
• «На таможне»

• Оприходование товара по прогнозируемой себестоимости с возможностью последующей корректировки (в российском учете это называется «оприходование по учетной стоимости» или «неотфактурованные поставки»);
• Формирование полной себестоимости товара при поступлении от нескольких поставщиков с отнесением транспортно-заготовительных расходов на стоимость товара, а также последующая корректировка «Фактурирование» в момент получения оригиналов документов по любому поставщику, в том числе, таможне и транспортным компаниям;
• Возможность выгрузки и оприходования на центральный склад части контейнера, после чего контейнер отправляется на региональный склад. Полный анализ недостач, пересортицы или брака по такому контейнеру происходит после его окончательной выгрузки на региональном складе.

• Предоставление гибкой системы скидок для покупателей: Каждый клиент может иметь собственные скидки из набора существующих, таких как базовая скидка, скидка за предоплату, скидка за объем разовой закупки, скидка за выполнение объема закупок (плана продаж) в течение месяца, скидка за выполнения объема закупок за произвольный период (причем варьироваться может как объем, так и процент скидки), а также специальная скидка, предоставляемая в особых случаях. Все скидки могут планироваться на определенный период времени и менять свои значения в других периодах. Система сохраняет всю историю по установленным скидкам;
• Ведение баланса клиентов в разрезе договоров, товаров и ставок НДС (компания применяет НДС 10 и 20%);

• Ведется параллельный учет на двух планах счетов.
  

• Российские проводки, как проводки документов, так и операции, автоматически транслируются в план счетов IAS по правилам, определяемым пользователем и заданным в специальном справочнике соответствия счетов. Возможны варианты трансляции: один российский счет в один счет IAS, один российский счет в несколько счетов IAS. В последнем случае выбор счета определяется на этапе формирования проводки. Существуют счета в обоих планах счетов, трансляция между которыми никогда не производится, в частности, счета основных средств и амортизации. Например, объект, признаваемый основным средством по стандартам российского учета, может не считаться основным средством в соответствии с внутренней политикой группы и IAS, что влияет и на балансовые счета основных средств и на начисление амортизации. Субконто на транслируемых счетах также могут не совпадать;
• Возможно формирование ручных операций по российскому плану счетов с трансляцией в IAS, либо только ручных операций по плану счетов IAS;

1. проводки IAS вписываются в операцию документа, так что проводки формируются в момент проведения документа автоматически по обоим планам счетов (это происходит без участия бухгалтера) — например, все проводки по реализации, возвратам или оприходованию товаров на склад или
2. проводки IAS формируются служебным документом, ссылочно связанным с исходным документом; здесь уже бухгалтер может выбирать требуемый для трансляции счет IAS из предлагаемого списка.

• По любому плану счетов может быть построен произвольный отчет: неограниченное количество строк и столбцов, гибкая возможность подбора счетов и субконто, формирующих ту или иную статью отчета, возможность задания периода на каждую колонку, а также размера и цвета шрифта и цвета фона.
• Формирование специализированной отчетности для иностранных владельцев компании.

С компанией «ИТЛВ» был заключен договор на комплексное сопровождение системы. С целью уменьшения стоимости сопровождения дополнительно Заказчику была предложена и в дальнейшем успешно реализована схема удаленного администрирования технических средств и программного обеспечения комплекса.

Построение корпоративной системы длилось чуть более полугода и было завершено в январе 2003 года. Результатом явилось, в первую очередь, оперативное и достоверное получение информации для своевременного принятия управленческих решений, что является решающим фактором успеха конкурентоспособности предприятия.

Рассказывает финансовый директор ЗАО «ИТЛВ» Наталия Валентиновна Гильденберг: «Многие руководители предприятий знают, что часто использование той или иной системы управления на местах зависит от того, какую систему использует головной офис. Совершенно иная ситуация возникает в случае, когда компания решила выбрать одну систему или перейти на новую с возможностью, скажем так, свободного выбора. В моей практике я имела возможность внедрять разнообразные системы управленческого и бухгалтерского учета для различных иностранных компаний, производственных и торговых, это SCALA, SAP (R3), 1 °C. Специалисты знают, насколько отличаются эти системы по стоимости лицензий, внедрению и поддержке. Когда в компании „ИТЛВ“ мне представилась возможность свободного выбора программного обеспечения, я без колебаний выбрала 1С. Это единственная система из представленных, стоимость лицензии которой минимальна, гибкость которой при соответствующих возможностях донастройки не ограничена, а платформа бухгалтерского учета и отчетности, в частности, всевозможные отчеты по бухгалтерским счетам даже в стандартном пакете намного превосходят по своим возможностям любые иностранные программы. Выбор компании-разработчика тоже был для мня очевиден: я работала с компанией „Диалог ИТ“ с 1995 года. Эта компания имеет огромный накопленный за годы опыт и много высококвалифицированных специалистов, с которыми можно разговаривать на одном языке, языке профессионалов-внедренцев. И для меня было тем более приятно видеть, что компания растет и развивается, предлагает клиенту комплексный подход, управленческий консалтинг, разрабатывает не только программное обеспечение, но и решения по компьютерному оборудованию, связи и обмену данными.

Я могу с уверенностью сказать, что руководство нашей компании в России и нашего головного офиса зарубежом очень высоко оценило результаты работы системы. В настоящее время идет серьезный разговор о том, чтобы подключить головной офис компании в Испании к нашей системе в России. Поскольку мы имеем тот же самый план счетов IAS, как и они, и возможность разделения учета в 1С по разным фирмам, теоретически мы все можем работать в этой одной системе, поскольку рынок России, стран СНГ и Балтии является основным рынком сбыта нашей продукции».