Внедрение комплексной автоматизированной системы учёта на базе программного продукта "1С:Управление производственным предприятием 8" в УК Бункеровочного Холдинга "Балтийская Топливная Компания"

Уже более 10 лет предприятия группы успешно эксплуатируют собственный танкерный флот, в целях обеспечения судов высококачественным топливом и маслом всех видов.

Для успешного осуществления своей деятельности, как на внутренних водных путях, так и в речных и морских портах России, «Балтийская Топливная Компания» имеет все необходимые лицензии Департаментов морского и речного транспорта Министерства транспорта Российской Федерации.

Основные направления деятельности «Балтийской Топливной Компании»:

• Бункеровка судов нефтепродуктами:
• Продажа и снабжение топливом судов в восточной части Финского залива и р. Нева;
• Оказание услуг по перевалке нефтепродуктов:
• Перевалка на нефтебазе;
• Транспортировка нефтепродуктов автотранспортом;
• Перевалка нефтепродуктов в порту СПб;
• Оказание услуг по бункеровке судов (баржинг);
• Перевозка нефтепродуктов по внутренним водным путям РФ;
• Перевозка нефтепродуктов по международным морским путям.
• Экологический сервис, (сбор и утилизация льяльных, нефтесодержащих вод,):
• Сбор нефтеотходов с судов в порту Санкт-Петербург и в акватории р. Нева;
• Сбор сухого мусора с судов;
• Транспортировка нефтеотходов;
• Переработка нефтеотходов.
• Несение готовности АСФ по локализации и ликвидации разливов нефти на территории акватории порта «Большой порт Санкт-Петербург» и акватории Финского залива;
• Оптовая торговля нефтепродуктами;
• Оказание услуг по буксировке судов;
• Оказание услуг технического управления судами-бункеровщиками сторонних компаний.

Миссия и цель проекта: Повышение эффективности управления Компанией за счет формализации методологии и инструментов, а также — техническое обеспечение дальнейшего развития Компании.

Причинами для внедрения учетной системы послужил целый ряд факторов, а именно:

• Разрозненность данных и отсутствие единой информационной системы управленческого учета;
• Сложность с получением необходимых данных для принятия управленческих решений (количество дней просрочки дебиторской задолженности, плановое поступление и расход денежных средств, количество нефтепродуктов, заказанных у поставщиков, и находящихся в пути);
• Отсутствие достаточной детализации данных, сложность с обобщением и анализом данных;
• Неоперативность (неактуальность) данных (данные вводились со значительным опозданием и не отражали оперативной ситуации на предприятии);
• Множественный ввод данных (данные сначала заносились на бумажный носитель сотрудниками предприятия на причале, а потом обрабатывались и перебивались в Excel файлы в офисе);
• Задержки в согласовании договоров в отделах внутри компании, отсутствие возможности контролировать процесс согласования договора;
• Двойная ручная работа, наличие избыточных действий при взаимодействии подразделений компании (отдел продаж и диспетчерской службой);
• Необходимость рассчитывать прибыль компании по всем компаниям холдинга с исключением внутренних оборотов;
• Большое количество баз для хранения данных кадрового учета без доступа к необходимым справочникам и классификаторам. Отсутствие необходимых отчетов для анализа;
• Хранение данных табельного учета в Excel-файлах, полностью отдельно от базы кадрового учета и расчета зарплаты, вследствие чего требовалось осуществлять двойную работу и регулярно возникали ошибки при передаче сведений в расчетный отдел.

Для достижения поставленных целей был инициирован проект по внедрению автоматизированной системы управления предприятием на основе программного продукта «1С: Управление производственным предприятием 8».

В ходе Проекта произведены следующие работы:

• Выполнено обследование бизнес-процессов. Бизнес-процессы Заказчика формализованы и зафиксированы в виде графических схем и текстовых пояснений к ним, а также — сформулированы основные требования к автоматизации зафиксированных бизнес-процессов и отражении зафиксированных бизнес-процессов в информационной системе. По итогам формализации требований к автоматизации бизнес-процессов выбрана конфигурация программного продукта «1С: Управление производственным предприятием 8». Определена архитектура будущей информационной системы Заказчика с учетом выбранного программного продукта.
• Выполнено моделирование зафиксированных бизнес-процессов Заказчика в типовом программном продукте «1С: Управление производственным предприятием 8». Сформулированы детальные требования к автоматизации зафиксированных бизнес-процессов. Составлен перечень отклонений бизнес-процессов Заказчика от типовых возможностей ПП «1С: Управление производственным предприятием 8».
• Разработано техническое задание на доработку конфигурации Заказчика по согласованному перечню отклонений бизнес-процессов Заказчика от типовых возможностей ПП «1С: Управление производственным предприятием 8». Реализация требований данного технического задания была необходима для обеспечения возможности прохождения в системе зафиксированных бизнес-процессов и максимально точного исполнения своих обязанностей сотрудниками Заказчика.
• Реализована программная адаптация ПП «1С: Управление производственным предприятием 8» по согласованному Заказчиком техническому заданию.
• Написаны пользовательские инструкции для работы в адаптированном программном продукте, согласно логике распределения обязанностей сотрудников компании.
• Проведено обучение сотрудников Заказчика на рабочих местах, согласно пользовательским инструкциям. По итогам проведенного обучения фокус-групп Заказчика, был сформирован перечень дополнительных требований к функционалу учетной системы. Дополнительные требования к учетной системе были проранжированы в соответствии с важностью для бизнеса и наиболее приоритетные требования были реализованы до начала ввода системы в опытную эксплуатацию.
• Реализована загрузка начальных остатков из предыдущих учетных систем в новую учетную систему. Было принято решение — производить загрузку начальных остатков, используя промежуточную структуру данных в формате MS Excel. Формат структуры данных был предварительно согласован всеми Сторонами в техническом проекте. При этом, часть данных Исполнитель загрузил напрямую из учетной системы «1С: Зарплата и Кадры 7.7».
• Реализован обмен данными с программным продуктом «1С: Зарплата и Кадры 7.7».
• Выполнен запуск системы в опытную эксплуатацию На этапе опытной эксплуатации были реализованы дополнительные требования к системе, не реализованные до начала запуска системы. Помимо этого, было произведено разграничение прав доступа пользователей к учетной системе в соответствии с согласованным Сторонами доступным для пользователей функционалом. Исполнителем регулярно проводился мониторинг корректности ввода данных в информационную систему специалистами Заказчика и при выявлении затруднений ввода данных проводилось дополнительное обучение сотрудников Заказчика на рабочих местах.