Разработка и внедрение системы ведения кадрового учета и расчета заработной платы на основе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»(ред. 3.0), в российском сегменте сети гостиниц «Новотель»(Novotel)

Novotel — это более 400 отелей и курортов в 61 стране мира. Отели располагаются, преимущественно, в крупнейших мегаполисах мира, бизнес-центрах и на всех популярных туристических направлениях. Также, существуют резорт-гостиницы под брендом Новотель (Novotel), расположенные на мировых курортах.

На конец 2011 года сеть объединяла 394 гостиницу на 74 117 номеров:

• Европа: 260 отелей в 23 странах;
• Азия и Океания: 91 отель в 14 странах;
• Северная Америка: восемь отелей в двух странах;
• Южная Америка: 194 отеля в 16 странах;
• Африка и Ближний Восток: 145 отелей в 28 странах;

На 2015 год российский сегмент сети «Новотель» насчитывает шесть гостиниц.

Перед компанией была поставлена задача — выбрать программный продукт, который будет использоваться в качестве основного инструмента для ведения кадрового учета и расчета заработной платы сотрудникам.

Для принятия решения, сотрудники компании «Новотель», отвечающие за ведение кадрового делопроизводства и расчета заработной платы, посетили проводимый компанией «Диалог Информационные Технологии» мастер-класс, по новой редакции конфигурации «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8»(ред. 3.0), сочетающей в себе масштабируемость, функциональность и удобство для работы пользователей. После ознакомления с возможностями новой редакции, конфигурация «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8»(ред. 3.0) была выбрана в качестве основы будущей системы заказчика.

Требования и особенности:

Возможности новой автоматизированной системы, с одной стороны, должны были обеспечивать функциональность, не меньшую, чем была в старой системе, с другой — система должна остаться обновляемой, то есть содержать минимальное количество доработок типового программного продукта.

Одной из особенностей проекта, стала необходимость автоматизации рабочих мест руководителей отделов для целей планирования рабочего времени сотрудников и сбора данных о фактически отработанном времени. В исторической системе данные табельного учета велись, но механизм реализации был недостаточно гибок, что влекло за собой лишние трудозатраты в случае корректировок. Одним из требований к разработке, стала реализация максимально прозрачного механизма ведения табельного учета, позволяющего более гибкое его редактирование, а также вывод соответствующих печатных форм и отчетов.

Описание автоматизированных участков и бизнес-процессов:

1. Формирование кадровой политики:
   • Ведение структуры предприятия;
   • Ведение штатного расписания.
2. Учёт движения сотрудников:
   • Приём на работу;
   • Кадровые перемещения;
   • Увольнение сотрудников.
3. Учёт отклонений от рабочего времени:
   • Планирование отпусков;
   • Оформление отпусков сотрудников;
   • Оформление командировок;
   • Оформление отсутствия по болезни;
   • Оформление отсутствия по прочим причинам.
4. Ведение табельного учёта.
5. Формирование отчётности:
   • по штатному расписанию,
   • личным данным сотрудников,
   • движению персонала,
   • численности персонала.
6. Ведение воинского учёта.
7. Ведение персонифицированного учёта.
8. Организация расчёта заработной платы:
   • Настройка видов расчётов;
   • Учёт рабочего времени.
9. Ведение договоров ГПХ, срочных трудовых соглашений.
10. Учёт плановых начислений и удержаний.
11. Расчёт заработной платы:
    • Регистрация внепланового рабочего времени;
    • Регистрация начислений за неотработанное время;
    • Регистрация прочих выплат;
    • Регистрация удержаний;
    • Регистрация займов сотрудникам;
    • Начисление заработной платы.
12. Формирование отчётов.
13. Расчёт налогов и взносов:
    • Расчёт НДФЛ;
    • Расчёт страховых взносов.
14. Расчёты с персоналом:
    • Схема учёта расчётов с персоналом организаций;
    • Выплата заработной платы.
15. Учёт начислений и удержаний:
    • Схема отражения расходов по оплате труда;
    • Отражение расходов по оплате труда в учёте.