Все продукты и услуги
Решения
Проекты
Программные продукты
Сопровождение
Отрасли
Основной сайт

Построение и внедрение системы учета договоров и хранения документов на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" в ЗАО "Инвестиционной компании "Энергокапитал"

20 мая 2013
Задачей Инвестиционной Группы "Энергокапитал", является предложение клиенту максимально качественных финансовых продуктов, нацеленных на сохранение и приумножение его благосостояния. Компания успешно работает на рынке ценных бумаг более 19 лет. 
В инвестиционную группу входят инвестиционная компания, управляющая компания и консалтинговая фирма, обладающие всеми необходимыми лицензиями для работы на финансовых рынках. 

В компании "Энергокапитал", был успешно завершен проект внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП". 

Основным фактором для запуска проекта по оптимизации системы документооборота в данной организации, послужил значительный объем бумажных документов, непрозрачность движения документов, большие потери времени на согласование документов в бумажном виде, трудности при работе с удаленными подразделениями. 

Целью проекта, являлось построение системы электронного документооборота, позволяющей решать следующие задачи: 
  • обеспечение единой базы для хранения всех видов документации; 
  • сокращение количества бумажных внутренних документов; 
  • сокращение издержек на обработку всех видов документов; 
  • контроль процесса формирования и согласования документов с учетом всех версий; 
  • мониторинг выполнения сотрудниками поручений и задач; 
Причины выбора системы 1С:Документооборот 8 КОРП: 
  1. Удобный интуитивно-понятный интерфейс; 
  2. Максимальный вывод бумажных документов из оборота компании; 
  3. Система должна иметь возможность соединить через Интернет разнесенные географически офисы; 
  4. Система должна позволять удаленную работу сотрудника через ноутбук и IPad; 
  5. Система должна иметь сквозную внутреннюю техническую нумерацию документов; 
  6. Система содержит в себе реквизиты документов (регистрационную карточку), файлы документов (включая их версии), сканы документов и является их электронным хранилищем; 
Специфика работы отрасли и требования к системе: 

Сложная структура компании "Энергокапитал", с часто меняющимся составом штата, влияющая на принципы организации системы прав доступа к объектам системы, ролевой адресации и делегирования прав. Также, это увеличило сложность настройки внешних форм для каждого пользователя и настройки доступности полей по состоянию документа. 

Автоматизированы следующие участки и бизнес-процессы: 
  • Взаимодействие подразделений (согласование даты и времени мероприятий, типовое задание, задание (распоряжение), совещание, рабочая группа, проект, комитет (правление, СД, собрание акционеров)); 
  • Делопроизводство (приказ, доверенность, договор, служебный запрос, служебная записка, информационное сообщение, протокол, регламентирующий документ); 
  • Канцелярия (входящая и исходящая корреспонденция). 

Результат внедрения
В результате реализации проекта предприятие получило следующие результаты: 
  • все документы находятся в единой системе, утеря информации невозможна; 
  • стал возможным оперативный контроль процесса обработки документов: в любой момент времени можно определить, где находится документ на данный момент и в какой он стадии готовности; 
  • организован электронный архив документов, настроена связь всех видов документов, участвующих в едином процессе; 
  • исключена необходимость хранить копии документов в каждом отделе, участвующем в согласовании; 
  • существенно сократилось время на обработку документов; 
  • с помощью отчетов по исполнительской дисциплине стало возможным увидеть текущие задачи сотрудников, какие задачи просрочены, кто часто задерживает движение документа по процессу, то есть - оценить эффективность работы отдельного сотрудника или структурного подразделения; 
  • при изменении документа фиксируется номер версии, и сотрудники всегда работают только с последней актуальной версией. 
Автоматизированных, на текущий момент рабочих мест: 50. 
В рамках договора сопровождения ведётся поддержка пользователей Клиента, поставлена задача по обновлению конфигурации. 
В планах – развитие системы отчетности, оптимизация существующих процессов и перевод их в новую редакцию системы (1С:Документооборот КОРП 1.3).