Холдинг "RFP Group" создан в 2004 году в результате объединения ведущих лесозаготовительных предприятий Хабаровского края и одной из крупнейших судоходных компаний региона. В состав Группы входит порядка 90 юридических лиц. В настоящее время является одним из ведущих лесопромышленных холдингов России. В сферу деятельности "RFP Group" включены следующие виды деятельности:
- заготовка древесины;
- деревообработка;
- продажа и доставка лесопродукции в страны Азиатско-Тихоокеанского региона;
- грузовые и пассажирские перевозки на морских и речных маршрутах дальневосточного региона.
В 2009 году перед финансовой дирекцией управляющей компании акционерами и Президентом компании была поставлена задача повышения прозрачности и управляемости Группы за счёт построения информационной системы бюджетирования, консолидации финансовых данных и построения системы отчетности по международным стандартам.
Таким образом, было принято решение о построении и автоматизации системы бюджетирования и формирования консолидированной отчетности холдинга, а также - централизованного управления денежными средствами холдинга.
Проект стартовал в июле 2009 года. Учитывая то, что на момент начала проекта в Группе компаний проводились мероприятия по оптимизации и регламентации системы управления, планировалось проведение реструктуризации, руководителем проекта совместно с вице-президентом по финансам Группы было принято ряд положений для построения системы бюджетирования:
- В ходе проекта выстраивается структура бюджетирования холдинга на верхнем уровне и закладываются основы ее интеграция с учетными системами компаний Группы.
- Формы отчетности должны иметь такую аналитику, чтобы при расширении отчетности, которое должно произойти со временем, можно было проводить ретроспективный анализ и сопоставление бюджетов на верхнем уровне.
- Учет фактических данных для системы бюджетирования должен строиться на принципах МСФО и формы отчетности должны быть максимально сближены для упрощения восприятия информации ее пользователями и оптимизации процесса формирования отчетности.
- Для реализации этих задач необходимо разработать правильную методологию, чтобы затем постепенно подключать к системе все организации холдинга.
- Учитывая необходимость постоянного развития системы бюджетирования и корпоративной отчетности Заказчика, построить работы по проекту следующим образом:
- специалисты Исполнителя разрабатывают модель системы и настраивают несколько бюджетных форм;
- проводится обучение приемам настройки форм отчетности в "1С: Консолидации" специалистов "RFP Group";
- специалисты "RFP Group" настраивают самостоятельно остальные формы в соответствии с моделью системы при постоянном контроле и консультировании со стороны консультантов "Диалог ИТ".
На первом этапе проекта совместными усилиями специалистов финансового отдела Группы и консультантов "Диалог ИТ" была разработана финансовая структура холдинга в целях построения системы бюджетировония на верхнем уровне. Были выделены ЦФО по направлениям бизнеса, уровни консолидации, сформирована структура бюджетов, определена ответственность ЦФО за те или иные статьи бюджетов.
Параллельно выполнялись работы по описанию и согласованию процессов управления централизованным казначейством.
На втором этапе проекта была выполнена настройка форм бюджетов верхнего уровня – БДР, БДДС, ББЛ, разработаны рекомендации по процедурам формирования плановых бюджетов с учетом того, что плановые данные поступают от ЦФО в электронных таблицах Excel. Процедуры формирования плановых бюджетов были оттестированы на примере нескольких ЦФО. Были проведены консультации рабочей группы специалистов финансового отдела по проверке, настройке, корректировке форм плановых бюджетов.
На третьем этапе была настроена система управления казначейством в "1С: Консолидации". Для тех предприятий, которые работают в программных продуктах "1С: Предприятие", была настроена интеграция с централизованной системой казначейства. Система прошла испытание на нескольких предприятиях и запущена в промышленную эксплуатацию. В результате не только специалисты финансовых служб (бюджетного контроля и казначейства), но и руководители функциональных ЦФО могут контролировать исполнение заявок на оплату своих расходов, исполнение планов расходования денежных средств по своим службам. При этом расходование денежных средств сопоставляется с плановыми бюджетами ЦФО, что дает возможность оперативно реагировать на возникающие отклонения от планов и ограничивать незапланированные расходы либо, в случае необходимости, корректировать планы. За счет выстроенной системы казначейства денежные потоки Группы компаний стали более контролируемыми, управляемыми и, главное, предсказуемыми.
В ходе четвертого этапа было решено настроить формирование отчетности о фактическом исполнении бюджетов, отладить интеграцию с учетными базами данных предприятий Группы. Для тестирования этих задач были выбраны несколько предприятий группы. В целях обеспечения корректного заполнения отчетности в учетных базах тестовых предприятий была отлажена аналитика учета, соответствующая требованиям формирования отчетности. В дальнейшем такая работа будет проведена и в других базах данных дочерних предприятий Группы. Часть работ по настройке выполнялась силами специалистов "RFP Group". При этом консультанты "Диалог ИТ" постоянно контролировали процесс настройки, давали рекомендации по исправлению ошибок, выбору наиболее подходящих решений, консультировали по построению различных вариантов аналитических отчетов.
