Автоматизация оперативного учета на базе программного решения "1С:Управление торговлей 8" в ООО "ТМ Групп"(Тракмоторс)

Компания «Диалог Информационные Технологии» завершила внедрение «1С: Управление торговлей 8» в ООО «ТМ Групп» (Тракмоторс).

Компания имеет центральный офис в Москве, филиалы и представительства в Санкт — Петербурге, Нижнем Новгороде, Самаре, Воронеже, Екатеринбурге, Ростове, Казани. Собственные складские помещения компании (более 6000 кв.м.), позволяют держать в постоянном наличии более 32 000 наименований деталей. В компании работает более 200 высококвалифицированных специалистов в своей области.
За десять лет плодотворной работы, компания прочно закрепила свои позиции в тройке лидеров рынка дистрибуции запасных частей для грузовых автомобилей и автобусов.

В компании «ТракМоторс», был успешно выполнен проект внедрения автоматизированной системы управления(АСУ), на базе программного продукта «1С: Управление Торговлей 8».

Необходимость в проекте автоматизации, была обусловлена стремлением компании обновить функционал старой, самописной, морально устаревшей информационной системы, которая перестала, в полной мере, соответствовать целям развития бизнеса.

Миссия и цель проекта: 

Повышение эффективности управления Компанией за счет методологии и инструментов, а также — техническое обеспечение дальнейшего развития Компании.

Требования к системе:

1. Сбор, обработка и хранения всей информации, связанной с оперативными данными в единой рабочей базе;
2. Повышение эффективности операционной деятельности;
3. Возможность интеграции с интернет-решениями, что ведет к оптимизации взаимодействия с покупателями;
4. Повышение отказоустойчивости простоты разработки системы за счет использования современной технологической платформы «1С: Предприятие 8.2».

Наиболее значимым моментом и спецификой деятельности компании в данной отрасли является:

1. Необходимость быть круглосуточно online;
2. Возможность предоставления потенциальным покупателям сведений о имеющихся товарах и ценах через сайт;
3. Скорость и отказоустойчивость системы при одновременных запросах информации о товарах нескольких тысяч пользователей одновременно.

В ходе Проекта произведены следующие работы:

• Выполнено обследование бизнес-процессов Заказчика и зафиксированы соответствующие схемы и алгоритмы, а также — сформулированы основные требования к автоматизации зафиксированных бизнес-процессов.
• Выполнено моделирование зафиксированных бизнес-процессов Заказчика в типовом программном продукте. Сформулированы детальные требования к автоматизации зафиксированных бизнес-процессов. Составлен перечень отклонений бизнес-процессов Заказчика от типовых возможностей конфигурации «1С: Управление торговлей 8». Выполнено ранжирование важности требования для бизнеса, и по результатам ранжирования — 40% первоначально возникших требований пользователей отменено Руководством Проекта со стороны Заказчика, для сохранения приемлемого для компании бюджета Проекта. На этапе «Опытная эксплуатация», правильность принятия такого решения была подтверждена тем, что ни один из инициаторов отмененных требований к системе не сообщил о необходимости их реализации.
• На этапе «Формирование проекта структуры информационных потоков», была сформирована архитектура будущей учетной системы. Определены принципиальные механизмы реализации системы Заказчика и направления обменов данными внутри учетной системы. Принято решение о выборе механизма вэб-сервисов, использующих для оформления заказов интернет-портал Заказчика. Одним из факторов, предопределившим выбор данной технологии, послужило отсутствие потребности в отдельных лицензиях при работе данного механизма.
• Выполнено нагрузочное тестирование механизма обмена данными, использующего технологию вэб-сервисов. При выполнении тестирования было получено подтверждение реализуемости требований Заказчика к быстродействию выполнения обмена данными программного продукта «1С: Управление торговлей 8» и интернет-портала компании, что подтвердило обоснованность выбора данной технологии для применения в построении архитекторы будущей корпоративной учетной системы.
• Разработано техническое задание на доработку конфигурации Заказчика по согласованному перечню отклонений бизнес-процессов Заказчика от типовых возможностей конфигурации «1С: Управление торговлей». Реализация требований данного технического задания была необходима для обеспечения возможности прохождения в системе зафиксированных бизнес-процессов.
• Реализована программная адаптация программы «1С: Управление торговлей 8» по согласованному Заказчиком техническому заданию.
• Написаны пользовательские инструкции для работы в адаптированном программном продукте.
• Проведено обучение фокус-групп Заказчика в Москве и Санкт-Петербурге согласно пользовательским инструкциям. Фокус-группы формировались таким образом, чтобы в дальнейшем, участники фокус-групп, имея пользовательские инструкции, могли обучить сотрудников компании, не вошедших в фокус-группы.
• Реализована загрузка начальных остатков из предыдущей учетной системы в новую учетную систему. В связи с существенным отличием учетных систем, было принято решение — производить загрузку начальных остатков, используя промежуточную структуру данных. Формат структуры данных был предварительно согласован всеми Сторонами в техническом проекте.
• Выполнена интеграция адаптированной конфигурации программного продукта «1С: Управление торговлей 8» в общую учетную систему Заказчика, в соответствии с логикой, согласованной Сторонами на этапе Проекта — «Формирование проекта структуры информационных потоков», путем настройки обмена данными со следующими системами:

1. 1С: Альфа-авто (односторонний обмен);
2. 1С: Бухгалтерия 8 КОРП (односторонний обмен);
3. MS Excel (двухсторонний обмен);
4. Корпоративный сайт на основе ASP.NET (двухсторонний обмен);
5. Microsoft Analysis Services (OLAP) (односторонний обмен).

• По итогам проведенного обучения фокус-групп Заказчика, был сформирован перечень дополнительных требований к функционалу учетной системы. Дополнительные требования к учетной системе были проранжированы в соответствии с важностью для бизнеса и наиболее приоритетные требования были реализованы до начала ввода системы в опытную эксплуатацию.
• Выполнен запуск системы в опытную эксплуатацию. На этапе опытной эксплуатации были реализованы дополнительные требования к системе, не реализованные до начала запуска системы и исправлены ошибки, допущенные Исполнителем при адаптации конфигурации. Помимо этого, было произведено разграничение прав доступа пользователей к учетной системе в соответствии с согласованным Сторонами доступным для пользователей функционалом.

Логика работы новой АСУ:

Учетные данные вносятся в систему только один раз и становятся доступны всем заинтересованным лицам, что ведет за собой высвобождение большого количества рабочего времени от текущих рутинных операций.

Данный эффект может быть рассмотрен на нескольких уровнях:

• Для персонала компании — максимальное устранение дублирования ввода информации и рассогласованности в работе между отдельными службами компании.
• Для управленческого звена компании — максимальные возможности получения оперативной, перспективной и ретроспективной информации о состоянии предприятия, что дает доступ к широким возможностям экономического анализа и высвобождения существенного количества времени для выработки управленческих решений.
• Возможность сквозного учета оперативной хозяйственной деятельности предприятия, что позволит планировать и прогнозировать дальнейшее развитие предприятия на всех уровнях;
• Повышение прозрачности учета и независимость от человеческих факторов. Данные контролируются на нескольких уровнях и несоответствия выявляются очень быстро;
• Повышение уровня ответственности исполнителей и руководителей подразделений;
• Повышение надежности и отказоустойчивости корпоративной информационной системы, за счет использования современной технологической платформы;
• Повышение эффективности работы основных структурных подразделений предприятия за счет получения доступа к оперативно обновляемой информации о материальных и денежных потоках на предприятии;
• Интеграция с системами регламентированного учета (бухгалтерия) с целью получения в оперативном учете полной информации о финансово-хозяйственной деятельности;
• Возможность интеграции с интернет-решениями, что ведет к оптимизации взаимодействия с покупателями;
• Получение системы управления отношениями с поставщиками и покупателями с широкими возможностями анализа данных.
• Полученный на этапе «Моделирование процессов оперативного учета» документ очень полезен для дальнейшего сопровождения системы, введения в курс дела собственных разработчиков и выполнения дальнейшей адаптации системы не нарушая зафиксированной в документе бизнес-логики ведения учета в типовой конфигурации программного продукта.
• Механизм вэб-сервисов очень хорошо зарекомендовал себя как по скорости, стабильности работы и масштабируемости, также очень большой плюс в отсутствии необходимости в дополнительных лицензиях системы.
• Предварительно выполненное нагрузочное тестирование вэб-сервисов позволило спрогнозировать поведение системы и выбору программно-аппаратного комплекса для размещения учетной системы.
• Рабочая группа Заказчика владеет необходимыми знаниями и навыками для самостоятельно сопровождения системы. Сформирован полный пакет документации, описывающий методологические и технические аспекты ее работы.
• Реализация действительно удобного механизма загрузки начальных остатков, который позволил не только полностью загрузить начальные остатки в новую учетную систему, но и обеспечил функционал автоматической загрузки изменившихся задним числом остатков в «старой» учетной системе Заказчика. Таким образом, Заказчик, при внесении изменений в «старую» учетную систему автоматически получает актуальные данные во внедренной учетной системе.

В дальнейшем, планируется внедрение автоматизированной системы формирования управленческой отчетности и отчетности по МСФО.

Сопровождение внедренной, видоизменённой системы «1С: Управление Торговлей 8», ведётся в рамках Договора пост-проектного сопровождения, для выявления моментов в работе системы, требующих корректировки.